Vernietigen dossiers

Voor het vernietigen van archiefstukken heeft Archive-IT een samenwerkingsverband met de firma Suez. De vestiging van Suez waar wij mee samenwerken is gelegen in Weurt nabij Nijmegen.

Het vernietigen van de dossiers bevat de volgende activiteiten:

  • Beveiligd transport van de dossiers naar het vernietigingsbedrijf
  • Onherkenbaar vernietigen van de dossiers
  • Na de vertrouwelijke vernietiging wordt er een verklaring van vernietiging door Archive-IT verstrekt aan de klant

Wij maken gebruik van volle vrachtauto’s waardoor het mogelijk is dat de daadwerkelijke vernietiging enkele weken tot wellicht enkele maanden op zich laat wachten. Kostentechnisch heeft dit voor u geen enkele consequentie. Mocht de vernietiging onverhoopt in het volgend kalenderjaar plaatsvinden, dan nemen wij de opslagkosten uiteraard voor onze rekening. Zodra de definitieve vernietiging heeft plaatsgevonden, zullen wij u hierover berichten via de customer portal of via een certificaat (afhankelijk van de diensten die u bij ons afneemt).

In geval van einde klantrelatie na het vernietigen verwijderen wij binnen 13 maanden:

  • De eventuele Virtual Archive omgeving waarmee toegang is verleend tot de dossiers
  • De images van eventueel digitaal aangevraagde dossiers
  • De metadata van de dossiers in de administratie
  • De eventuele customer portal

Opheffen dossiers

Het opheffen van de dossiers houdt in dat de dossiers retour gaan of elders opgeslagen worden.

Het opheffen van de dossiers is inclusief de volgende activiteiten:

  • Het uithalen van de dossiers door Archive-IT medewerkers op basis van de door jullie aangereikte digitale bestanden of schriftelijke criteria
  • Het plaatsen van de op te heffen dossiers in kratten/boxen of dozen op europallets. Indien de dossiers op europallets worden geretourneerd, zorgt de klant voor ruilpallets of de kosten van de europallets worden doorberekend
  • De klant wordt geïnformeerd als alle dossiers gereed zijn voor transport
  • In geval van archiefbeheer, wordt een protocol van opheffen opgesteld, welke via de portal beschikbaar wordt gesteld

Het opheffen van de dossiers is exclusief de volgende activiteiten:

  • De kratten/boxen dienen in uw opdracht en in uw rekening van tevoren worden aangereikt. Een Archive-IT medewerker van de afdeling dienstverlening neemt hiervoor contact met jullie op
  • Transport van de dossiers naar elders geschiedt in uw opdracht en voor uw rekening

Voor het opheffen van de dossiers en eventuele geleverde dozen/europallets worden kosten in rekening gebracht.

In geval van einde klantrelatie na het opheffen verwijderen wij binnen 13 maanden:

  • De eventuele Virtual Archive omgeving waarmee toegang is verleend tot de dossiers
  • De images van eventueel digitaal aangevraagde dossiers
  • De metadata van de dossiers in de administratie
  • De eventuele customer portal