PDF/A; wat is het en wat kun je ermee?

Wanneer men een document dat tekst en afbeeldingen bevat wil verspreiden via internet, wordt er vaak gekozen voor een document in pdf-formaat. Het voordeel van een pdf is namelijk dat het er vrijwel altijd hetzelfde uitziet, of het nu op een telefoon, tablet of computer wordt bekeken. Echter hebben archiefdocumenten, zoals personeelsdossiers of medische dossiers, een exceptioneel hoge standaard. Deze documenten moeten er namelijk exact hetzelfde uit zien, onder alle omstandigheden. Daarom is PDF/A ontwikkeld.

Wat is PDF/A?

Een PDF/A (Portable Document Format Archivable) is een variant op het gewone pdf-formaat en is specifiek ontwikkeld voor het archiveren van documenten op lange termijn. Het primaire doel van een PDF/A is het vervangen van papier door een document in elektronische vorm. Daarnaast is PDF/A in tegenstelling tot een normale pdf ISO-gestandaardiseerd. Dat wil zeggen dat het ervoor zorgt dat het visuele beeld van de elektronische documenten altijd hetzelfde blijft, ongeacht de instrumenten en systemen die worden gebruikt voor de productie, opslag en reproductie van het document. Hierbij kunt u onder andere denken aan het behouden van lettertypes, kleurprofielen en afbeeldingen.

De technische kant van PDF/A

Er zijn drie verschillende soorten PDF/A, namelijk PDF/A-1, PDF/A-2 en PDF/A-3. PDF/A-1 is de originele variant en PDF/A-2 en PDF/A-3 zijn hier een aanvulling op. Beide formaten bieden extra opties aan voor het archiveren van PDF-documenten.

• PDF/A-1 is de eerste versie van PDF/A en werd ontwikkeld in 2001. Dit formaat zorgt ervoor dat alle bronnen (afbeeldingen, illustraties en lettertypen) verankerd zijn in het PDF/A-document. Het ondersteunt daarnaast digitale handtekeningen en het gebruik van hyperlinks.
• PDF/A-2 is uitgebracht in 2011 en beschikt over een aantal nieuwe functies ten opzichte van PDF/A-1. Zo bevat het JPEG200 compressie, transparante elementen en PDF-lagen. Een erg belangrijke innovatie is de “container” functie. Hiermee kunnen PDF/A-bestanden worden geïntegreerd in een PDF/A-2 bestand.
• PDF/A-3 is uitgebracht in 2012 en beschikt over een functie waarmee elk type bestand kan worden geïntegreerd in het PDF/A-3 bestand. Zo kan bijvoorbeeld het originele bestand ook worden geïntegreerd in het PDF/A-3 bestand.

Daarnaast zijn er ook nog verschillende niveaus die de PDF/A-bestanden kunnen hebben. Deze geven de kwaliteit van het gearchiveerde document weer:

• Niveau A voldoet aan alle eisen van de ISO-standaard. Dit niveau kan vaak alleen behaald worden door het omzetten van documenten die van origine digitaal zijn.
• Niveau B is het basisniveau. Dit garandeert dat de inhoud van het document in de toekomst eenduidig kan worden getoond. Een niveau B document is makkelijker te creëren dan een niveau A document. Echter garandeert het geen 100% tekstextractie en doorzoekbaarheid.

PDF/A en Archive-IT

Archive-IT beschikt over alle technieken die nodig zijn voor de productie van PDF/A-bestanden. In samenspraak met u kijken we naar de wettelijke kaders, de technische mogelijkheden van uw software en uw specifieke wensen met betrekking tot digitaal archiveren. Of het nu gaat om de transformatie van digitale documenten naar PDF/A of het scannen van papieren documenten naar het juiste digitale archiefformaat, eventueel voorzien van tekstextractie. Wij beschikken over alle relevante kennis en tools om uw informatie toekomstbestendig aan te leveren voor uw digitale archief!

Heeft u vragen of bent u benieuwd wat Archive-IT voor u kan betekenen? Aarzel niet om contact met ons op te nemen!