
Waarom moeten personeelsdossiers gedigitaliseerd worden?
Werkt u nog met papieren personeelsdossiers binnen uw organisatie? Dit is hét moment te digitaliseren. Hoewel we al veelal digitaal...
Wanneer men een document dat tekst en afbeeldingen bevat wil verspreiden via internet, wordt er vaak gekozen voor een document in pdf-formaat. Het voordeel van een pdf is namelijk dat het er vrijwel altijd hetzelfde uitziet, of het nu op een telefoon, tablet of computer wordt bekeken. Echter hebben archiefdocumenten, zoals personeelsdossiers of medische dossiers, een exceptioneel hoge standaard. Deze documenten moeten er namelijk exact hetzelfde uit zien, onder alle omstandigheden. Daarom is PDF/A ontwikkeld.
Een PDF/A (Portable Document Format Archivable) is een variant op het gewone pdf-formaat en is specifiek ontwikkeld voor het archiveren van documenten op lange termijn. Het primaire doel van een PDF/A is het vervangen van papier door een document in elektronische vorm. Daarnaast is PDF/A in tegenstelling tot een normale pdf ISO-gestandaardiseerd. Dat wil zeggen dat het ervoor zorgt dat het visuele beeld van de elektronische documenten altijd hetzelfde blijft, ongeacht de instrumenten en systemen die worden gebruikt voor de productie, opslag en reproductie van het document. Hierbij kunt u onder andere denken aan het behouden van lettertypes, kleurprofielen en afbeeldingen.
Er zijn drie verschillende soorten PDF/A, namelijk PDF/A-1, PDF/A-2 en PDF/A-3. PDF/A-1 is de originele variant en PDF/A-2 en PDF/A-3 zijn hier een aanvulling op. Beide formaten bieden extra opties aan voor het archiveren van PDF-documenten.
Daarnaast zijn er ook nog verschillende niveaus die de PDF/A-bestanden kunnen hebben. Deze geven de kwaliteit van het gearchiveerde document weer:
Archive-IT beschikt over alle technieken die nodig zijn voor de productie van PDF/A-bestanden. In samenspraak met u kijken we naar de wettelijke kaders, de technische mogelijkheden van uw software en uw specifieke wensen met betrekking tot digitaal archiveren. Of het nu gaat om de transformatie van digitale documenten naar PDF/A of het scannen van papieren documenten naar het juiste digitale archiefformaat, eventueel voorzien van tekstextractie. Wij beschikken over alle relevante kennis en tools om uw informatie toekomstbestendig aan te leveren voor uw digitale archief!
Heeft u vragen of bent u benieuwd wat Archive-IT voor u kan betekenen? Aarzel niet om contact met ons op te nemen!
Werkt u nog met papieren personeelsdossiers binnen uw organisatie? Dit is hét moment te digitaliseren. Hoewel we al veelal digitaal...
Gelukkig kan niemand de toekomst met 100% zekerheid voorspellen. Iedereen heeft wel een mening over de toekomst. Zo heb ik...
Datalekken! “Bedrijf X heeft een groot datalek gehad” of “Persoon Y lekte belangrijke gegevens naar instantie X”. Het is eerder...