Personeelsdossiers digitaliseren; wat nu?

In de ideaalsituatie wordt het papieren personeelsarchief gedigitaliseerd en geïntegreerd in het vertrouwde systeem waarmee reeds gewerkt wordt. Er zijn veel HRM-afdelingen, branche breed, die deze stap maken of willen gaan maken. Ook in het kader van het borgen van de privacy van de persoonsgegevens van medewerkers staat dit onder grote aandacht. Toch horen we met regelmaat dat organisaties verwachten hier zelf veel tijd en werk aan te moeten besteden. Het tegendeel is waar. Benieuwd naar de impact van het digitaliseringstraject voor personeelsdossiers? Lees dan gauw verder.

Goede afspraken, duidelijke planningEen ervaren adviseur ondersteunt u bij het maken van keuzes. Dankzij de ruime ervaring die we met het digitaliseren van personeelsdossiers hebben, kunnen we gericht ondersteunen bij het maken van keuzes. Er wordt samen gekeken naar het huidige, fysieke personeelsdossier. Hoe ziet dit eruit? Welke tabbladenstructuur wordt er aangehouden? Tevens kijken we naar de digitale wens en bepalen we een aantal zaken die van belang zijn. Een aantal voorbeelden:

In welke vorm wilt ziet u uw digitale personeelsdossiers graag terug?
Er zijn verschillende mogelijkheden voor het digitaliseren van de dossiers. Hierover maken we vooraf beslissingen. Denk aan het scannen onder de door u gedefinieerde documentsoorten of het scannen zoals het fysieke dossier is opgebouwd.
Wilt u de dossiers in kleur of zwart-wit scannen?
Wij adviseren de dossiers alleen in kleur te scannen als kleur een functie heeft. Het in-kleur-scannen zorgt voor grotere bestanden. Zitten er kopieën van paspoorten of ID-bewijzen in de dossiers? In dat geval digitaliseren wij alleen die pagina in kleur. Als deze kopieën in zwart-wit worden gescand, blijft er een onleesbare afbeelding over.
Wilt u de dossiers voorzien van OCR (Optical Character Recognition)?
In het geval u de dossiers in digitale vorm volledig doorzoekbaar wilt hebben, dienen we OCR toe te voegen aan het proces. Dit is optioneel.

Zelf opschonen?Vaak overwegen organisaties om dossiers zelf vooraf op te schonen, waarbij ze bepaalde papieren informatie uit de fysieke dossiers halen. Op die manier reduceer je de digitaliseringskosten. Echter is het erg belangrijk om hierin een goede overweging te maken. Het opschonen is namelijk tijdrovend, waarbij u zich de vraag moet stellen of dat opweegt tegen de extra kosten van een aantal extra pagina’s voor digitalisering.

Rechtstreeks in uw vertrouwde systeemMocht u er behoefte aan hebben, kunnen we vooraf een aantal proefdossiers digitaliseren. Deze kunt u beoordelen en als er zaken aangepast/bijgeschaafd dienen te worden kunnen we dat eenvoudig aanpassen voordat we de gehele bulk gaan digitaliseren. Na afloop van het scanproces, zorgen wij voor een automatische import in het systeem waar u reeds mee werkt. Veelgehoorde systemen zijn AFAS of Raet. Vanuit u is hier geen actie in vereist. Wij zorgen ervoor dat het gedigitaliseerde dossier onder het juiste personeelslid verschijnt. Eenvoudig, veilig en betrouwbaar!

Toegankelijkheid tijdens digitaliseringHet is overigens een misverstand dat u ten tijde van digitalisering niet bij uw personeelsdossiers kunt. Stel dat het digitaliseringstraject drie weken in beslag neemt; zo lang kunt u uw dossiers wellicht helemaal niet missen. Onze vuistregel: het transport is het enige moment dat u niet bij de dossiers kunt. Door een strikte registratieprocedure direct bij aankomst bij Archive-IT, kunt u in die drie weken uw dossiers aanvragen. Deze worden dan op voorrang voor u gedigitaliseerd, zodat u geen hinder ondervindt van het digitaliseringstraject.

Zoals u wellicht kunt lezen, zijn het vooral de keuzes vooraf die een tijdsinvestering van u vragen. U krijgt vanuit Archive-IT advies zodat u de juiste beslissingen kunt nemen. Vanaf dat moment wordt al het werk uit handen genomen en is alles wat telt dat het resultaat binnen de afgesproken tijd voor u beschikbaar is in het systeem waar u reeds mee werkt.

Vrijblijvend advies op maat nodig? Wij helpen u graag!

Meer blogs