Bij deze vorm van archiveren worden de dossiers in bulk opgeslagen in ons archief. Dossiers kunt u eenvoudig aanvragen via onze Virtual Archive Basic software en deze worden digitaal of fysiek aan u terug geleverd.

Kenmerken

Veiligheid

  • Toegangscontrole d.m.v. badge;
  • Camerabeveiliging;
  • Inbraakpreventiebeveiliging.

Omgeving

  • Luchtvochtigheid tussen 20 en 70%;
  • Temperatuur gemiddeld 19°C;
  • Directe doormelding brandweer.

Digitaliseren

  • Scanning on Demand;
  • Digitaal beschikbaar binnen 24 uur;
  • Archief te beheren via Virtual Archive Basic;
  • Registratie op pallet- doos- of ordnerniveau.

Archive-IT heeft twee locaties voor opslag op palletniveau (Reuver en Hoogezand). De locatiekeuze wordt door Archive-IT bepaald. Beiden panden hebben gelijke voorzieningen voor wat betreft beveiliging en calamiteiten. Het kan voorkomen dat wij gaandeweg de looptijd van het contract het archief van de ene naar de andere locatie moeten verplaatsen. In dat geval zullen wij u hiervan op de hoogte stellen.

Bij het stapelen van de europallet(s) dient u rekening te houden met het volgende:

  • De archiefdozen mogen niet buiten de europallet uitsteken;
  • Inhoud van de archiefdozen moet aan de buitenzijde leesbaar zijn;
  • De europallet mag maximaal 1200 mm hoog (inclusief hoogte europallet) gestapeld worden.

De opslag is exclusief eventuele aanlevering van dozen. De dozen kunnen separaat besteld worden.

De klant zorgt voor (tenzij anders in het investeringsoverzicht beschreven):

  • Uithalen van de dossiers uit het archief;
  • Het verpakken van de dossiers in dozen;
  • Het vullen van de europallets/archiefmobielen met dozen;
  • Het gereedzetten van de dossiers voor transport.

Indexering van uw archiefstukken

Om de fysieke dossiers terug te vinden zodra ze bij ons zijn opgeslagen, dienen de archiefdozen te zijn voorzien van een index. Dit kan met de vermelding “van – tot” op de doos. Tevens dient u een Excelbestand aan te leveren met de indexgegevens. Eventueel benodigde barcodestickers worden door ons ter beschikking gesteld.

Het is mogelijk om het indexeren uit te laten voeren door onze medewerkers. Het Archive-IT intake tarief is gebaseerd op het invoeren van twee gegevensvelden per doos. Voor elk extra in te voeren gegevensveld geldt een aanvullend tarief. Dit is uitsluitend van toepassing indien wij de gegevens handmatig dienen in te voeren. Indien wij de gegevens vanuit een database kunnen converteren, dan heeft u de beschikking over zes gegevensvelden tegen het standaardtarief.

Openingstijden

Onze opvraag service is bereikbaar van maandag tot en met vrijdag van 8.15 uur tot 17.00 uur met uitzondering van nationaal erkende feestdagen. Indien u dossiers op fysieke wijze opvraagt, dan verzoeken wij u om dit voor 15.00 uur te doen, zodat wij deze dezelfde dag nog kunnen versturen.

Vernietigen of opheffen van dossiers

Voor het opheffen of vernietigen van dossiers wordt verwezen naar de ‘procedure vernietigen en opheffen’.