Het werken met documenten brengt veel meer met zich mee dan slechts het opbergen. Documenten kennen namelijk bewaartermijnen, die vanuit de wetgeving zijn vastgesteld. Echter, kunnen de wettelijke bewaartermijnen sterk variëren, waardoor het voor veel organisaties onduidelijk is hoe lang welke informatie bewaard moet blijven. Om nog maar te zwijgen over de ruimte die al die documenten na jarenlange bewaarplicht in beslag neemt.
Waarom bewaartermijnen?
Iedere organisatie bewaart bepaalde gegevens om zich te kunnen verantwoorden naar anderen over haar handelen. Documenten bevatten gegevens, kennis en ervaring die op een bepaalde wijze toegankelijk moeten blijven. Sommige gegevens moeten bewaard blijven om te kunnen aantonen dat iets daadwerkelijk heeft plaatsgevonden. Doordat uw organisatie mogelijk veel verschillende documenttypes bevat, komt het regelmatig voor dat het overzicht ver te zoeken is. Voor medische gegevens gelden namelijk weer andere bewaartermijnen dan bijvoorbeeld personeelsgegevens.
Medische documenten
De hoofdregel bij medische documenten is een wettelijke bewaarplicht van 20 jaar na de laatste wijziging in het dossier, bepaald in de Wet op de geneeskundige behandelingsovereenkomst (WGBO). Echter, soms moet een dossier langer of juist korter worden bewaard. De uitzonderingen:
Langer bewaren
- Academische ziekenhuizen moeten bepaalde documenten (zoals het operatieverslag of ontslagbrief) bewaren tot 115 jaar na de geboortedatum van de patiënt. Op deze gegevens is de Archiefwet van toepassing.
- Medische gegevens van psychiatrische patiënten die gedwongen zijn opgenomen moeten minimaal tot 5 jaar na hun ontslag bewaard worden.
- De zorgverlener kan een medisch dossier langer bewaren als dat nodig is om goede zorg te bieden, bijvoorbeeld als een patiënt een chronische aandoening heeft.
- Soms kan het medisch dossier langer bewaard blijven in het belang van iemand anders, bijvoorbeeld voor de kinderen als de patiënt een bepaalde erfelijke ziekte heeft, of als er een procedure tegen de zorgverlener is aangespannen.
Korter bewaren
Voor medische gegevens die niet onder de WGBO vallen, zoals verpleging en verzorging door de thuiszorg, geldt de algemene regel dat persoonsgegevens niet langer worden bewaard dan noodzakelijk is.
Let erop dat er altijd uitzonderingen op regels zijn en dat het daarom van groot belang is om alle documentsoorten te beoordelen en te categoriseren. Binnen elke afdeling zou er een beleid moeten zijn hoe er met documenten omgegaan wordt. Zijn bijvoorbeeld de wettelijke 20 jaar verstreken bij medische documenten? Dan zou het wettelijk gezien vernietigd kunnen worden, indien de arts hieraan kan én wil voldoen, maar dit moet wel intern afgesproken zijn. U blijft als organisatie verantwoordelijk!
Juridische documenten
Op de website van de Nederlandse Orde van Advocaten worden onder wet- en regelgeving met betrekking tot het bewaren van documenten de volgende bewaartermijnen aangegeven:
- Verjaringstermijn rechtsvordering opvragen van stukken: 5 jaar na einde bemoeienis met de zaak;
- Bewaartermijn van administratieve gegevens: 7 jaar;
- Bewaartermijn gegevensdragers: 7 jaar;
- Bewaartermijn op grond van de AWR: 7 jaar;
- Neerlegging van de praktijk: 5 of 20 jaar;
- Verjaringstermijn voor beroepsfouten: 5 of 20 jaar.
HR-documenten
In een personeelsdossier zitten veel verschillende documenten waaraan ook weer verschillende bewaartermijnen zijn verbonden.
- Gegevens uit de salarisadministratie: 7 jaar na uitdiensttreding.
- Loonbelastingverklaringen en kopie ID: 5 jaar na uitdiensttreding.
- Gegevens waar geen wettelijke bewaartermijn voor geldt: 2 jaar na uitdiensttreding. Wanneer de gegevens eerder niet meer nodig zijn, dient de werkgever ze direct te verwijderen. Voorbeelden: verslagen van functionerings- en beoordelingsgesprekken, arbeidsovereenkomsten.
- Gegevens kunnen langer bewaard worden als er een arbeidsconflict is geweest of als er een rechtszaak loopt.
Ondertussen stapelt die papierberg zich maar op, want het vernietigen van documenten is gevoelsmatig toch vaak een brug te ver. ‘We bewaren het maar, gewoon voor de zekerheid’.
Wij adviseren onze klanten dan ook om een overzichtelijke aanpak te kiezen, om informatie goed in kaart te brengen. Met deze aanpak wordt er gedifferentieerd naar de hoeveelheid documenten/dossiers gekeken. Een voorbeeld zou kunnen zijn om dossiers die minder actueel zijn extern te archiveren en beschikbaar te stellen door Scanning on Demand op het moment dat ze in het werkproces nodig zijn. Dat lost meteen het ruimte- en overzichtsprobleem op. De dossiers die vaak nodig zijn, adviseren wij direct te digitaliseren, dit is de meest kosten-efficiënte oplossing. Iedere organisatie is echter anders. Mocht u vragen hebben over een handige aanpak voor uw organisatie, kunt u natuurlijk altijd vrijblijvend advies vragen.