
Hoe stap je over naar een digitale HRM afdeling?
De afdeling HRM is een afdeling die vaak als pilot begint met het digitaliseren van personeelsdossiers. Zij zijn dan ook...
Het werken met documenten brengt veel meer met zich mee dan slechts het opbergen. Documenten kennen namelijk bewaartermijnen, die vanuit de wetgeving zijn vastgesteld. Echter, kunnen de wettelijke bewaartermijnen sterk variëren, waardoor het voor veel organisaties onduidelijk is hoe lang welke informatie bewaard moet blijven. Om nog maar te zwijgen over de ruimte die al die documenten na jarenlange bewaarplicht in beslag neemt.
Iedere organisatie bewaart bepaalde gegevens om zich te kunnen verantwoorden naar anderen over haar handelen. Documenten bevatten gegevens, kennis en ervaring die op een bepaalde wijze toegankelijk moeten blijven. Sommige gegevens moeten bewaard blijven om te kunnen aantonen dat iets daadwerkelijk heeft plaatsgevonden. Doordat uw organisatie mogelijk veel verschillende documenttypes bevat, komt het regelmatig voor dat het overzicht ver te zoeken is. Voor medische gegevens gelden namelijk weer andere bewaartermijnen dan bijvoorbeeld personeelsgegevens.
De hoofdregel bij medische documenten is een wettelijke bewaarplicht van 20 jaar na de laatste wijziging in het dossier, bepaald in de Wet op de geneeskundige behandelingsovereenkomst (WGBO). Echter, soms moet een dossier langer of juist korter worden bewaard. De uitzonderingen:
Langer bewaren
Korter bewaren
Voor medische gegevens die niet onder de WGBO vallen, zoals verpleging en verzorging door de thuiszorg, geldt de algemene regel dat persoonsgegevens niet langer worden bewaard dan noodzakelijk is.
Let erop dat er altijd uitzonderingen op regels zijn en dat het daarom van groot belang is om alle documentsoorten te beoordelen en te categoriseren. Binnen elke afdeling zou er een beleid moeten zijn hoe er met documenten omgegaan wordt. Zijn bijvoorbeeld de wettelijke 20 jaar verstreken bij medische documenten? Dan zou het wettelijk gezien vernietigd kunnen worden, indien de arts hieraan kan én wil voldoen, maar dit moet wel intern afgesproken zijn. U blijft als organisatie verantwoordelijk!
Op de website van de Nederlandse Orde van Advocaten worden onder wet- en regelgeving met betrekking tot het bewaren van documenten de volgende bewaartermijnen aangegeven:
In een personeelsdossier zitten veel verschillende documenten waaraan ook weer verschillende bewaartermijnen zijn verbonden.
Ondertussen stapelt die papierberg zich maar op, want het vernietigen van documenten is gevoelsmatig toch vaak een brug te ver. ‘We bewaren het maar, gewoon voor de zekerheid’.
Wij adviseren onze klanten dan ook om een overzichtelijke aanpak te kiezen, om informatie goed in kaart te brengen. Met deze aanpak wordt er gedifferentieerd naar de hoeveelheid documenten/dossiers gekeken. Een voorbeeld zou kunnen zijn om dossiers die minder actueel zijn extern te archiveren en beschikbaar te stellen door Scanning on Demand op het moment dat ze in het werkproces nodig zijn. Dat lost meteen het ruimte- en overzichtsprobleem op. De dossiers die vaak nodig zijn, adviseren wij direct te digitaliseren, dit is de meest kosten-efficiënte oplossing. Iedere organisatie is echter anders. Mocht u vragen hebben over een handige aanpak voor uw organisatie, kunt u natuurlijk altijd vrijblijvend advies vragen.
De afdeling HRM is een afdeling die vaak als pilot begint met het digitaliseren van personeelsdossiers. Zij zijn dan ook...
De impact die onze maatschappij op het milieu heeft is groot. Geeft u, en de organisatie waar u werkzaam bent,...
Toen computers in de jaren 60 en 70 steeds meer taken in bedrijven gingen overnemen, werd verwacht dat het niet...