In 1967 werd ‘Stichting Kankerbestrijding der Samenwerkende Ziekenhuizen te Arnhem en omgeving’ opgericht. Sinds 1991 is de naam veranderd naar: ‘Het Arnhems Radiotherapeutisch Instituut’, oftewel het ARTI. Naast het geven van de best mogelijke radiotherapeutische zorg voor patiënten, verricht het ARTI, als zelfstandig oncologisch centrum, onderzoek naar radiotherapie. Vanaf 1 januari 2013 vormt het ARTI  samen met het Radiotherapeutisch Instituut Stedendriehoek en Omstreken (RISO) de Radiotherapiegroep. Om uit te blinken in de zorg was een overstap op een volledig toegankelijk, digitaal systeem onvermijdelijk. Het ARTI kiest weloverwogen voor Archive-IT.

Eigen scanstraat of uitbesteden?

Maurits Hesselmans (Zorgmanager): “De gedachtes over het digitaliseren van ons papieren archief  liepen al langer, dus toen we in februari 2012 in contact kwamen met Archive-IT kantoorvakhandel Wink, werden de plannen snel concreet. In juni 2012 zijn we al gestart en het project heeft ongeveer drie maanden geduurd. Er zijn 10.000 papieren dossiers gedigitaliseerd. We hebben afgewogen het zelf te doen met een eigen scanstraat, maar het werd al snel duidelijk dat het op die manier te lang zou duren en erg inefficiënt zou zijn. We vonden het erg belangrijk dat de professionaliteit hoog was en de gewenste snelheid van het project gerealiseerd kon worden. Later hebben we ook nog de software, voor inzage in ons gedigitaliseerde archief, beoordeeld en zijn we overgestapt op JIM. De artsen werken met Medfolio (Nexus), waarmee een koppeling is gemaakt naar JIM om volledig inzicht te hebben in het gedigitaliseerde papieren dossier. Dit zorgt voor een totaal dossier, nieuw en oud samengevoegd.”

Digitaal werken in de praktijk

Marcel Stam (Medisch Specialist – Radiotherapeut): “Tijdens een behandelgesprek doorloop je verschillende fases met de patiënt. Ik heb dan altijd het EPD voor me open staan. Met de koppeling naar Archive-IT is informatie compleet en met één klik toegankelijk. Patiënten krijgen wij via verschillende ziekenhuizen doorverwezen, waardoor wij toegang hebben tot de meeste EPD’en van de omliggende ziekenhuizen. Met de Virtual Printer Driver hebben wij screenshots gemaakt om zo alle belangrijke informatie te verzamelen in ons eigen systeem. Het kan voorkomen dat soms een diagnose in ziekenhuis A wordt gesteld, de bestraling plaatsvindt in het ARTI en de operatie in ziekenhuis B. Met de Virtual Printer Driver hebben wij nu alle informatie bij elkaar in ons eigen EPD. Het zou natuurlijk geweldig zijn wanneer het in de toekomst mogelijk is dat er een centrale status gerealiseerd wordt, waarin iedere behandelende arts kan werken.”

Integratie EPD

Volgens Paul Nilissen, (Software Ontwikkelaar / Systeembeheerder) was het in eerste instantie de bedoeling alleen de overgang van papier naar digitaal, met behulp van Archive-IT, te realiseren. Echter, werkte de software zo fijn, dat ze nog een stap verder zijn gegaan en een integratie met hun EPD gecreëerd hebben via een koppeling met JIM.

Marion Diepenbroek (Administratief medewerkster Patiënten Bureau) vertelt over de overgang. “Een aantal medewerkers zijn als key user gevraagd en hebben een training gevolgd om de Archive-IT software optimaal te leren kennen en in te zetten voor onze organisatie. Die kennis hebben zij vervolgens aan de rest van de medewerkers overgedragen. De voordelen van een dergelijk systeem zijn enorm. Het zoeken naar de juiste informatie is verleden tijd. Het is er gewoon. In het verleden waren we vaak erg lang bezig om alles bij elkaar te vinden.”

Eline Scholten (Doktersassistente) bevestigt dit, omdat zij deel uitmaakte van de projectgroep, heeft zij het proces tot in detail meegemaakt. Uren zoeken in het papieren archief is nu niet meer nodig. De tijd die hierdoor gewonnen wordt, kan gestoken worden in primaire taken.

Zoeken is verleden tijd

“Eigenlijk is de werkwijze nauwelijks veranderd. Waar je voorheen moest schrijven en bladeren, moet je nu het dossier opvragen en velden aanklikken. Zoals ik eerder vertelde is het zoeken naar de juiste informatie niet meer nodig, alles is altijd toegankelijk en compleet. Die toegankelijkheid biedt vele voordelen. Wanneer een dossier door zowel de dokter als door ons nodig is, hoeven we niet meer af te spreken wie het dossier waar neer legt en op welk tijdstip. Je voorkomt hiermee fouten en borgt zo ook de veiligheid van patiënten informatie.”

Het ARTI heeft de afgelopen jaren grote stappen gemaakt om digitaal te gaan werken. Ze bevinden zich nu in hybride situatie waarbij nog niet alles digitaal is. In de tweede fase van de overgang zal de organisatie overgaan op een totale digitale werkomgeving.

Meer referenties
Radiotherapiegroep | Archive-IT

Laatste referenties:

Inschrijven voor nieuwsbrief

Deze website is beveiligd door reCAPTCHA. Het Privacybeleid & de Servicevoorwaarden van Google worden toegepast.