Het werken met (digitale) documenten brengt veel meer met zich mee dan slechts het opbergen. Dossiers kennen namelijk bewaartermijnen, die vanuit de wetgeving zijn vastgesteld. Deze wettelijke bewaartermijnen kunnen sterk variëren, waardoor het voor veel organisaties onduidelijk is hoe lang welke informatie bewaard moet blijven. In deze blog zetten wij de wettelijke bewaartermijnen per branche voor u op een rijtje!
Waarom bewaartermijnen?
Documenten bevatten gegevens, kennis en ervaring die op een bepaalde wijze toegankelijk moeten blijven. Sommige gegevens hebben een wettelijke bewaarplicht, om te kunnen aantonen dat iets daadwerkelijk heeft plaatsgevonden. Toch kunnen gegevens niet eeuwig bewaard blijven. Dit is in strijd met de AVG en zorgt er daarnaast voor dat de bulk aan informatie als maar groter wordt. Daarom zijn er per documenttype verschillende bewaartermijnen vastgesteld in de archiefwet. Hieronder kijken we, per branche, naar de wettelijke bewaartermijn voor diverse (digitale) dossiers.
Gezondheidszorg
De hoofdregel bij medische dossiers is een wettelijke bewaarplicht van 20 jaar na de laatste wijziging in het dossier. Dit is bepaald in de Wet op de Geneeskundige Behandelingsovereenkomst (WGBO). Er zijn echter uitzonderingen; soms moet een dossier langer of juist korter worden bewaard.
Langer bewaren
- Academische ziekenhuizen moeten bepaalde documenten (zoals het operatieverslag of ontslagbrief) bewaren tot 115 jaar na de geboortedatum van de patiënt. Op deze gegevens is de Archiefwet van toepassing.
- Medische gegevens van psychiatrische patiënten die gedwongen zijn opgenomen moeten minimaal tot 5 jaar na hun ontslag bewaard worden.
- Een medisch dossier kan langer worden bewaard als dat nodig is om goede zorg te bieden, bijvoorbeeld als een patiënt een (chronische) ziekte heeft die terug kan keren of kan verergeren.
- Soms kunnen medische gegevens langer bewaard blijven in het belang van iemand anders, bijvoorbeeld voor de kinderen als de patiënt een bepaalde erfelijke ziekte heeft, of als er een procedure tegen de zorgverlener is aangespannen.
Korter bewaren
Voor medische gegevens die niet onder de WGBO vallen, zoals verpleging en verzorging door de thuiszorg, geldt de algemene regel dat persoonsgegevens niet langer worden bewaard dan noodzakelijk is.
Advocatuur & Notariaat
Op de website van de Nederlandse Orde van Advocaten worden onder wet- en regelgeving met betrekking tot het bewaren van juridische documenten de volgende bewaartermijnen aangegeven:
- Verjaringstermijn rechtsvordering opvragen van stukken: 5 jaar na einde bemoeienis met de zaak;
- Bewaartermijn van administratieve gegevens: 7 jaar;
- Bewaartermijn gegevensdragers: 7 jaar;
- Bewaartermijn op grond van de AWR: 7 jaar;
- Neerlegging van de praktijk: 5 of 20 jaar;
- Verjaringstermijn voor beroepsfouten: 5 of 20 jaar.
HRM dossiers
In een personeelsdossier zitten veel verschillende HR documenten, waaraan ook weer verschillende wettelijke bewaartermijnen zijn verbonden:
- Gegevens uit de salarisadministratie: 7 jaar na uitdiensttreding.
- Loonbelastingverklaringen en kopie ID: 5 jaar na uitdiensttreding.
- Gegevens waar geen wettelijke bewaartermijn voor geldt: 2 jaar na uitdiensttreding. Wanneer de gegevens eerder niet meer nodig zijn, dient de werkgever ze direct te verwijderen. Voorbeelden: verslagen van functionerings- en beoordelingsgesprekken, arbeidsovereenkomsten.
- Gegevens kunnen langer bewaard worden als er een arbeidsconflict is geweest of als er een rechtszaak loopt.
Onderwijs
Binnen het onderwijs kan er onderscheid worden gemaakt in het primair- en secundair onderwijs en het hoger onderwijs.
Primair- en secundair onderwijs
De primaire en secundaire onderwijsinstellingen moeten een eigen selectielijst opstellen met hierin de bewaartermijnen per document. De wettelijke bewaartermijnen die overeenkomen:
- Persoonsgegevens van een student of docent moeten 2 jaar bewaard worden na uitschrijving of uitdiensttreding.
- Als een student is doorverwezen naar speciaal onderwijs moeten persoonsgegevens 3 jaar bewaard worden.
- Onderwijskundige rapporten mogen in het primair onderwijs uiterlijk 5 jaar bewaard worden.
- Tot 5 jaar na uitschrijving moeten gegevens van een student in de leerlingenadministratie bewaard worden.
- Het centraal examen inclusief cijferlijsten moeten minstens 6 maanden bewaard worden.
- Adresgegevens mogen bewaard worden voor bijvoorbeeld een reünie indien hier toestemming voor is.
- Financiële en fiscale bescheiden moeten 7 jaar bewaard worden.
Hoger onderwijs
Voor het hoger onderwijs geldt dat ze zich dienen te houden aan de “Selectielijst hogescholen” of de “Selectielijst Universiteiten en Universitair Medische Centra”. In grote lijnen kunnen de volgende bewaartermijnen worden onderscheiden:
- Beperkt bewijsbelang moet 1 of 2 jaar bewaard worden.
- Persoonsgegevens van een student of docent moeten 2 jaar bewaard worden na uitschrijving of uitdiensttreding.
- Gegevens die grond geven voor rechtsvorderingen moeten 5 jaar bewaard worden.
- Financiële en fiscale bescheiden moeten 7, 9 of 10 jaar bewaard worden. Hogescholen en universiteiten dienen voor zichzelf te bepalen of ze onderscheid maken tussen deze 3 bewaartermijnen of de bewaartermijn van 10 jaar hanteren voor alle financiële en fiscale
- bescheiden.
- Archiefbestanden met een zwaardere juridische grondslag moeten 10 jaar bewaard worden.
- Gegevens die een afgestudeerde recht geven op diens graad of propedeuse moeten 50 jaar bewaard worden.
(Semi) Overheid
De Archiefwet kent geen algemene bewaartermijn voor archiefbescheiden van overheidsorganen zoals provincies en gemeentes. De wet schrijft wel voor dat elk overheidsorgaan moet beschikken over een of meer selectielijsten. Een selectielijst regelt welke categorieën archiefbescheiden op termijn vernietigd moeten worden, en welke voor altijd bewaard blijven. Blijvend te bewaren stukken brengt de organisatie na maximaal 20 jaar over naar het Nationaal Archief of een lokale of regionale archiefdienst. Zij zorgen ervoor dat de informatie toegankelijk is voor iedereen.
Hoe gaat uw organisatie om met bewaartermijnen?
Er zijn altijd uitzonderingen op de regel en daarom is het van groot belang om alle documentsoorten te beoordelen en te categoriseren. Binnen elke afdeling zou er een beleid moeten zijn hoe er met documenten omgegaan wordt. Is de wettelijke bewaartermijn van de documenten verstreken? Dan zouden deze wettelijk gezien vernietigd of verwijderd kunnen worden, maar dit moet wel intern afgesproken of ingeregeld zijn. U blijft als organisatie zelf verantwoordelijk.
Onze collega’s van Archive-IT denken graag mee over een passende oplossing voor uw organisatie en kunnen u ondersteunen bij het goed en overzichtelijk in kaart brengen van de informatie. Denk bijvoorbeeld aan:
- Het extern archiveren van uw dossiers die minder actueel zijn. Mocht u een dossier toch nog nodig hebben dan kan dit beschikbaar worden gesteld via Scanning on Demand. Dit lost meteen het ruimte- en overzichtsprobleem op.
- De dossiers die vaak nodig zijn adviseren wij direct te digitaliseren, dit is de meest kostenefficiënte oplossing.
- Voor uw digitale dossiers kunt u gebruikmaken van ons digitale software systeem. Het systeem biedt de mogelijkheid om de dossiers te classificeren en op basis daarvan de specifieke bewaartermijnen vast te leggen.
Iedere organisatie is echter anders. Neem vrijblijvend contact met ons op om te kijken wat Archive-IT voor u kan betekenen en om de mogelijkheden te bespreken.