Het digitaliseren van archieven, dossiers en documenten hoeft helemaal niet complex te zijn. Toch wordt het proces vaak onderschat. Daarom nemen we u graag mee achter de schermen bij Archive-IT. Wat gebeurt er allemaal vóór, tijdens én na het digitaliseren van uw archief?
Vooraf: Wat gebeurt er vóór het archief arriveert?
Voordat het archief bij Archive-IT binnenkomt, zijn er al meerdere stappen doorlopen. Denk aan:
Een vrijblijvend adviesgesprek.
Een eventuele inventarisatie van het archief.
Het opstellen van een offerte.
Het komen tot een overeenkomst.
De afstemming met de projectleider over de planning.
Het maken van definitieve afspraken.
Deze voorbereiding zorgt voor een efficiënt en zorgvuldig digitaliseringsproces.
Van papier naar digitaal in 6 stappen
Stap 1 Transport
Door middel van verzegeld en exclusief transport worden de dossiers opgehaald bij de klant en rechtstreeks vervoerd naar Archive-IT.
Stap 2 Intake
De individuele dossiers worden voorzien van een barcode sticker en vervolgens geregistreerd in het systeem. Doordat de dossiers meteen worden geregistreerd, is te allen tijde bekend waar het dossier zich bevindt. Mocht een klant tijdens het digitaliseringsproces een dossier nodig hebben, dan kan deze met voorrang aangevraagd en gedigitaliseerd worden.
Stap 3 Scanklaar maken
Voordat we kunnen scannen, worden de dossiers zorgvuldig voorbereid:
Verwijderen van nietjes, paperclips en ezelsoortjes
Herstructureren van tabbladen
Selecteren van kerndocumenten
Verwijderen van overbodige informatie
Zo verloopt het scanproces snel en zonder fouten.
Stap 4 Digitaliseren
Nu volgt het daadwerkelijke digitaliseren. Onze High Volume scanners zetten uw papieren documenten om in scherpe, dubbelzijdige digitale bestanden. Daarbij is ook dataverrijking mogelijk, zoals:
Toevoegen van metadata
Classificatie en indexering
Automatische herkenning van documenttypen
Dit maakt uw digitale archief doorzoekbaar en overzichtelijk.
Stap 5 Digitaal beschikbaar
Nadat de dossiers zijn gedigitaliseerd en eventueel dataverrijking is toegepast, zijn er een aantal mogelijkheden. Indien de klant gebruik maakt van onze eigen software, zijn ze direct digitaal toegankelijk. Kiest de klant voor een upload naar zijn eigen systeem (bijvoorbeeld AFAS of Raet), dan kunnen wij zorgen voor een export van de gedigitaliseerde bestanden. Vervolgens kunnen de dossiers dan in het betreffende systeem worden ingelezen. Ook kunnen we digitale dossiers via een beveiligde verbinding beschikbaar stellen, zodat de klant zelf kan zorgen voor een bestemming van het digitale archief.
Stap 6 Vernietigen/opslag/retourneren
Na digitalisering slaan wij de dossiers altijd acht weken kosteloos op in ons beveiligde pand. Als deze periode verstreken is, ligt de keuze bij de klant: gecertificeerde vernietiging, opslag bij Archive-IT of retour ontvangen.
Geïnteresseerd om uw archief te digitaliseren? Neem contact op met onze accountmanagers en vraag een vrijblijvend adviesgesprek aan. Wij denken graag met u mee!
