Archive-IT krijgt de laatste periode veelvuldig de vraag of er ook geconditioneerde opslag conform de regels van de Archiefwet mogelijk is. Na een onderzoeksperiode heeft Archive-IT ervoor gekozen een compartiment binnen het bestaande zwaarbeveiligde archiefdepot geschikt te maken voor geconditioneerde archiefopslag; een zogenaamde Archiefruimte. Maar wat is geconditioneerde opslag eigenlijk? En waarom kiezen organisaties hiervoor? Voor sommigen is het verplicht en voor anderen niet; hoe zit dit? Het is in ieder geval veel meer dan slechts een ruimte vol met papier…

De verbouwing

Op 18 september 2017 is het begonnen; een lege ruimte bij Archive-IT wordt omgebouwd tot geconditioneerde opslagruimte voor archiefmateriaal. De huidige opslagruimtes van Archive-IT voldoen weliswaar aan zeer strenge eisen, maar conformeren zich niet volledig aan de specifieke maatstaven die de Archiefwet stelt. Zeer belangrijke factoren voor geconditioneerde opslag zijn bijvoorbeeld de relatieve luchtvochtigheidsgraad binnen deze ruimte, maar ook een constante temperatuur en regelmatige luchtverversing zijn van groot belang.

De archiefwetDe Archiefwet uit 1995 regelt het beheer en de toegang van archieven. Deze Archiefwet bepaalt welke eisen worden gesteld aan ruimten waarin voornamelijk archieven van overheidsorganisaties worden bewaard. Vanwege het behoud van de archieven moeten ze in een veilige en beschermde omgeving opgeborgen worden. Klimaat- en luchtbeheersing dienen het natuurlijke verval zoveel mogelijk te beperken.

Het opslaan van archiefAls u denkt dat reguliere externe opslag minder veilig is dan opslag in een geconditioneerde ruimte, dan heeft u het mis. Aan deze manier van opslag zitten alleen minder vastgestelde regels verbonden met betrekking tot aantasting van het papier, aangezien het papier uiteindelijk toch wordt vernietigd. Omdat geconditioneerde archiefopslag vaak wordt vereist door overheidsorganisaties voor de documenten die oneindig bewaard dienen te blijven, worden deze eerst geconditioneerd opgeslagen en gaan ze vervolgens naar de zogenoemde ‘Archiefbewaarplaats’. Juist omdat deze documenten zo lang tot wel eeuwig bewaard moeten blijven, kunt u zich voorstellen dat hier andere eisen aan gesteld worden in vergelijking met bijvoorbeeld dossiers die ‘slechts’ 15 jaar bewaard dienen te blijven. Overheidsorganisaties beschikken over materiaal dat na enige tijd voor iedereen inzichtelijk moet zijn en daarmee dus openbaar gemaakt moet worden. Dit zogenaamde cultureel erfgoed is zeer belangrijk om de huidige generaties een beeld te geven van het verleden.

Wij houden u graag op de hoogte van onze verbouwing! Wilt u nu al meer weten over onze geconditioneerde opslag, welke mogelijkheden er zijn en over welk tijdspad we het hebben? Neem gerust contact met ons op voor meer informatie!

Inschrijven voor nieuwsbrief