In de huidige maatschappij is HNW (het nieuwe werken) en het creëren van een digitale werkomgeving niet meer weg te denken. Technologie moet ons leven makkelijker maken en ons meer controle geven over ons werk. Maar welke hulpmiddelen hebben we nu echt nodig om een complete digitale werkomgeving te creëren?De beste communicatiemiddelenHet opstellen van een wensenlijstje is een goed begin. Maar daarmee ben je er nog niet. Want bij de definitieve middelenkeuze spelen ook nog andere elementen een rol. Budget bijvoorbeeld. Het is belangrijk een check te doen op basis van jouw randvoorwaarden en dat wat past bij jouw organisatie. Denk daarbij aan de uitstraling van de verschillende middelen. Een iPad roept iets heel anders op dan een papieren schrijfblok. Vergeet die elementen niet mee te nemen in je keuze. Wat je wilt bereiken en het doel om digitaal te gaan werken moet je organisatie breed benoemen, dat is namelijk het begin van een gestructureerde en goed doordachte overgang.Een digitale werkplekEen goede digitale werkplek bestaat naar mijn mening uit een aantal elementen: beginnend bij apparatuur zoals een laptop of desktop, of een mobiel werkstation als je geen laptop in bezit hebt. Een veel gemaakte fout is, apparatuur aan te schaffen waarna later blijkt dat deze de functionaliteiten niet ondersteunt die je nodig hebt. Organisaties kopen massaal tablets, maar kan dat apparaat nu echt wat jij wilt? Ga niet direct mee in een hype, maar vergelijk, overweeg en test!Daarnaast heb je met digitale informatie te maken die één centrale verzamelplek dient te krijgen. Denk aan dossiers, plannen, facturen en alles hieromtrent, vanzelfsprekend is dit afhankelijk van het type organisatie. Informatie moet raadpleegbaar en bewerkbaar zijn. Daarbij vraagt een digitale werkplek om regels en procedures over hoe men om moet gaan met autorisaties, het bewerken en lezen van bepaalde dossiers. De regels en procedures zijn nog belangrijker dan de apparatuur om digitaal te werken, zeker om de veiligheid van de informatie te kunnen waarborgen.Als organisaties denken aan digitaal werken, schieten hen al snel allerlei concrete vragen te binnen. Het gaat erom dat een bedrijf zich voortdurend weet aan te passen aan nieuwe digitale wensen en aan de bijbehorende verwachtingen van de klant, maar het gaat vooral om welke toepassingen er nodig zijn om de rol van opdrachtgever in relatie tot de klant het beste te kunnen uitvoeren. Zo min mogelijk beperkingen en zoveel mogelijk mogelijkheden en kansen!Nog even alles op een rijtje!Het is dus belangrijk te weten wat je als organisatie wilt uitstralen en hoe je de klant het beste kunt benaderen, zodat je je werk het efficiëntst en best kunt uitvoeren. En daarnaast; wat heb je te besteden om je werkplek zo optimaal mogelijk in te richten? Richt een projectgroep op om alle belangrijke stappen te bespreken en regels en procedures op te stellen. Een digitale werkplek, met optimaal resultaat, is dan een uitgevoerd plan op rolletjes!
