Documentbeheer is in elke sector belangrijk, maar voor farmaceutische bedrijven kunnen de gevolgen bij minder goed documentbeheer fataal zijn. Foutieve recepten, verkeerde onderzoeksresultaten of verouderde bijsluiters kunnen tot gezondheidsrisico’s leiden. Ook kan het niet correct raadplegen van data bij een audit resulteren in het niet halen of verliezen van een certificering. Er zijn dus veel zaken waar rekening mee gehouden moet worden in de farmacie, voor een optimaal kwaliteitsbeheer en informatiebeveiligingsniveau.

Richtlijnen in de farmacie

De farmaceutische industrie valt binnen de zorgbranche en deels daarom zijn er veel richtlijnen opgesteld. Voor sommige richtlijnen kunnen certificaten verkregen worden, terwijl andere bij de wet verplicht zijn. De belangrijkste richtlijnen om rekening mee te houden zijn de Good Manufacturing Practice (GMP), de Good Automated Manufacturing Practice (GAMP) en de ISO 17025: Algemene eisen voor de bekwaamheid van beproevings- en kalibratielaboratoria. Al deze normen zijn gerelateerd aan kwaliteitsbeheer en daarom is het ISO 9001 certificaat ook van groot belang. Dit laatste certificaat gaat om het kwaliteitssysteem van een bedrijf. Om met deze vele richtlijnen en eisen rekening te houden, is een goed en passend documentbeheersysteem van groot belang.

Papier of digitaal?

In de farmaceutische industrie gaat nog erg veel papier om. Omdat de processen redelijk uitgebreid zijn, leidt dit tot grote bergen papier en enorm veel data. U kunt zich afvragen of dat wel zo handig is, aangezien informatiebeveiliging cruciaal is. Vaak zijn er verschillende mensen uit verschillende teams die dezelfde documenten gebruiken en aanpassen. Als deze op papier zijn, zijn de documenten maar op één plek en voor één persoon tegelijk beschikbaar. Na digitalisering zijn documenten met een goed digitaal documentbeheerssysteem voor meerdere personen tegelijk en vanuit elke locatie beschikbaar. Ook kan het voorkomen dat personen deelversies of gewijzigde documenten op hun persoonlijke computers hebben staan. Daarnaast zijn er veel en lange bewaartermijnen. Met een goed systeem kan ook dit volgens wet- en regelgeving gehanteerd worden. Tot slot nemen al die papieren documenten veel ruimte in beslag.

Archive-IT kan u helpen!

De oplossingen van Archive-IT bieden ondersteuning. Met alle ervaring door de jaren heen, is Archive-IT gespecialiseerd in digitaliseren, digitaal- en fysiek archiveren en vitaliseren. Ook heeft Archive-IT meerdere certificaten waaronder het essentiële ISO 9001 certificaat. Ervaar de vele voordelen van documentbeheer bij Archive-IT zoals:

  • Uw documenten zijn voor meerdere personen tegelijk en vanuit elke locatie beschikbaar.
  • U werkt altijd met de goede versie.
  • Veiligheid en autorisaties worden beter gewaarborgd.
  • U kunt een verwijderbeleid toepassen conform wet- en regelgeving.
  • Uw documenten zijn eenvoudig terug te vinden.

Het is vaak niet nodig om al uw documenten te digitaliseren. Documenten die niet meer (vaak) nodig zijn bij de dagelijkse werkzaamheden kunnen ook fysiek gearchiveerd worden. Ook hier kan Archive-IT u bij helpen. Door uw fysieke documentbeheer over te laten aan Archive-IT, komt er veel waardevolle ruimte vrij in uw organisatie, is uw data veiliger en worden bewaartermijnen eenvoudig beheerd. Toch een gearchiveerd document nodig? Geen probleem, vraag dit document eenvoudig aan via Scanning on Demand en ontvang het bestand al binnen 1,5 uur digitaal.

Webinar

Op donderdag 20 januari 2022 organiseert Archive-IT een webinar over ‘Archivering in de farmaceutische industrie’. We zullen ingaan op de logistieke processen en mogelijkheden. Daarnaast is projectmatige digitalisering één van de onderwerpen die we zullen aansnijden tijdens het webinar. Ook inzicht in bewaartermijnen en volgens wet- en regelgeving een vernietigbeleid uitvoeren is een belangrijk punt van aandacht. Tijdens het webinar vertelt Kwaliteit- & Privacy Officer Roy Peeters over de rol van informatiebeveiliging. Meerdere malen is Archive-IT geauditeerd, specifiek voor de farmaceutische industrie. De procedures, werkwijzen en maatregelen worden continu gemonitord en verscherpt waar nodig. We geven u tijdens het webinar inzicht in het belang, de aanpak, de aandachtspunten en de risico’s als het gaat om (digitale) archivering. Wilt u meer weten over het webinar? Klik hier en lees er meer over. 

Bent u benieuwd naar hoe Archive-IT u kan helpen? Onze adviseurs denken graag met u mee over de oplossingen die het best bij uw organisatie passen.

Inschrijven voor nieuwsbrief