Waarom de keuze maken voor fysieke archiefopslag? Het is niet altijd nodig en kostenefficiënt om (alle) dossiers te digitaliseren. In de praktijk blijkt dat (een gedeelte van) de papieren dossiers niet vaak meer geraadpleegd worden maar wel bewaard dienen te blijven. Om toch ruimte vrij te maken, is externe opslag een goede oplossing.
Vormen van archiefopslag
Archive-IT biedt drie verschillende vormen van archiefopslag aan: opslag op palletniveau, opslag op dossierniveau en opslag conform Archiefwet.
Opslag op palletniveau
Organisaties beschikken vaak over statisch archief; bijvoorbeeld een archief met lage raadpleegfrequentie dat bewaard moet worden volgens de wet. Voor dit archief biedt Archive-IT opslag op palletniveau aan; bulkopslag waarbij op doosniveau geregistreerd wordt en de archieven op pallets of in archiefkasten opgeslagen worden. Dit is een kosten- en ruimtebesparende oplossing voor fysiek archief dat niet of nauwelijks wordt geraadpleegd.
Opslag op dossierniveau
Deze opslagmogelijkheid is voor het archief dat u niet veelvuldig nodig heeft, maar wel razendsnel ter beschikking wilt hebben wanneer u één of meerdere dossiers nodig heeft. Ieder dossier wordt individueel geregistreerd en gearchiveerd, waardoor we in staat zijn om een benodigd dossier binnen 1,5 uur digitaal beschikbaar te stellen.
Opslag conform Archiefwet
Deze opslagmogelijkheid wordt vooral gekozen voor dossiers die zeer lang tot oneindig bewaard dienen te blijven. De geconditioneerde ruimte voldoet aan alle eisen van de Archiefwet. Door een compleet klimaatsysteem worden de relevante klimaatfactoren gereguleerd en gemonitord. Denk aan constante luchtvochtigheid en temperatuur. Dit klimaatsysteem signaleert tevens wanneer de waardes niet voldoen aan de normen die de Archiefwet stelt. Door deze signalering zijn wij in staat de parameters, daar waar nodig, snel bij te stellen zodat deze weer binnen de gestelde normeringen vallen.
Het proces
Ongeacht welk opslagniveau gekozen wordt, het proces van fysiek archiveren bestaat uit vijf stappen:
- Inventarisatie: de inventarisatie van het archief wordt uitgevoerd door de klant zelf of wordt overgelaten aan een medewerker van Archive-IT. Uit deze inventarisatie volgt een offerte met een investeringsvoorstel.
- Transport: het archief wordt door Archive-IT opgehaald met beveiligd transport. Zodra de vrachtwagen bij de klant vertrekt, wordt het archief rechtstreeks naar het beveiligde archief van Archive-IT vervoerd. Bij aankomst wordt het archief in een beveiligde sluis uitgeladen.
- Intake: ieder archiefstuk (of het nu een doos, ordner of dossier betreft) wordt gekenmerkt met een barcode. Vervolgens wordt deze geregistreerd in het systeem van Archive-IT. Door de archiefstukken te kenmerken, zijn deze makkelijk terug te vinden in het archief en is te allen tijde zichtbaar in de Virtual Archive (softwareapplicatie van Archive-IT) welke stukken zijn opgeslagen.
- Archiveren: na de intake, wordt het archief in één van de beveiligde panden opgeslagen.
- Toegang: de klant krijgt toegang tot de Virtual Archive om inzicht te krijgen in de geregistreerde archiefstukken. Ook worden via de Virtual Archive aanvragen ingediend wanneer een dossier nodig is. Dit kan zowel fysiek, aangetekend verstuurd worden, als digitaal beschikbaar gesteld worden via de Scanning on Demand service.
Scanning on Demand
Wanneer het archief fysiek wordt opgeslagen bij Archive-IT, krijgt u toegang tot de Virtual Archive om de archiefstukken te beheren. Heeft u een dossier nodig? Via Scanning on Demand of onze koeriersdienst heeft u te allen tijde toegang tot de benodigde dossiers . Een dossier wordt digitaal aangevraagd en kan al binnen 1,5 uur beschikbaar gesteld worden! Door gebruik te maken van Scanning on Demand bouwt u geleidelijk een digitaal archief op, met alleen datgene wat u daadwerkelijk nodig heeft.
Vernietigingsbeleid
Archiefstukken hebben vaak te maken met een verplichte bewaartermijn. Na het verstrijken van de bewaartermijn, kunnen de documenten vernietigd worden. Na de getekende opdracht van de klant, wordt het archief vertrouwelijk vernietigd. Archive-IT werkt samen met SUEZ, specialist in vertrouwelijke vernietiging van privacygevoelige documenten.
Veiligheid
Veiligheid staat bij Archive-IT op nummer één. Wij nemen de hoogst haalbare maatregelen om ervoor te zorgen dat uw archief veilig staat en zorgvuldig behandeld wordt. Zowel op fysiek als digitaal vlak. Onze Privacy- en Security Officer zien er, samen met onze Functionaris Gegevensbescherming, op toe dat wij al onze processen en werkzaamheden volledig conform de AVG uitvoeren. Dat informatiebeveiliging belangrijk is, wordt onder andere bevestigd door het ISO 27001 en NEN 7510 certificaat.
Wilt u graag ruimte vrijmaken op kantoor door het archief fysiek te archiveren? Neem vrijblijvend contact op met Archive-IT voor de mogelijkheden.