Waarom de keuze maken voor fysieke archiefopslag? Het is niet altijd nodig en kostenefficiënt om (alle) dossiers te digitaliseren. In de praktijk blijkt dat (een gedeelte van) de papieren dossiers niet vaak meer geraadpleegd worden maar wel bewaard dienen te blijven. Om toch ruimte vrij te maken, is externe opslag een goede oplossing.
Archive-IT biedt drie verschillende vormen van archiefopslag aan: opslag op palletniveau, opslag op dossierniveau en opslag conform Archiefwet.
Organisaties beschikken vaak over statisch archief; bijvoorbeeld een archief met lage raadpleegfrequentie dat bewaard moet worden volgens de wet. Voor dit archief biedt Archive-IT opslag op palletniveau aan; bulkopslag waarbij op doosniveau geregistreerd wordt en de archieven op pallets of in archiefkasten opgeslagen worden. Dit is een kosten- en ruimtebesparende oplossing voor fysiek archief dat niet of nauwelijks wordt geraadpleegd.
Deze opslagmogelijkheid is voor het archief dat u niet veelvuldig nodig heeft, maar wel razendsnel ter beschikking wilt hebben wanneer u één of meerdere dossiers nodig heeft. Ieder dossier wordt individueel geregistreerd en gearchiveerd, waardoor we in staat zijn om een benodigd dossier binnen 1,5 uur digitaal beschikbaar te stellen.
Deze opslagmogelijkheid wordt vooral gekozen voor dossiers die zeer lang tot oneindig bewaard dienen te blijven. De geconditioneerde ruimte voldoet aan alle eisen van de Archiefwet. Door een compleet klimaatsysteem worden de relevante klimaatfactoren gereguleerd en gemonitord. Denk aan constante luchtvochtigheid en temperatuur. Dit klimaatsysteem signaleert tevens wanneer de waardes niet voldoen aan de normen die de Archiefwet stelt. Door deze signalering zijn wij in staat de parameters, daar waar nodig, snel bij te stellen zodat deze weer binnen de gestelde normeringen vallen.
Ongeacht welk opslagniveau gekozen wordt, het proces van fysiek archiveren bestaat uit vijf stappen:
Wanneer het archief fysiek wordt opgeslagen bij Archive-IT, krijgt u toegang tot de Virtual Archive om de archiefstukken te beheren. Heeft u een dossier nodig? Via Scanning on Demand of onze koeriersdienst heeft u te allen tijde toegang tot de benodigde dossiers . Een dossier wordt digitaal aangevraagd en kan al binnen 1,5 uur beschikbaar gesteld worden! Door gebruik te maken van Scanning on Demand bouwt u geleidelijk een digitaal archief op, met alleen datgene wat u daadwerkelijk nodig heeft.
Archiefstukken hebben vaak te maken met een verplichte bewaartermijn. Na het verstrijken van de bewaartermijn, kunnen de documenten vernietigd worden. Na de getekende opdracht van de klant, wordt het archief vertrouwelijk vernietigd. Archive-IT werkt samen met SUEZ, specialist in vertrouwelijke vernietiging van privacygevoelige documenten.
Veiligheid staat bij Archive-IT op nummer één. Wij nemen de hoogst haalbare maatregelen om ervoor te zorgen dat uw archief veilig staat en zorgvuldig behandeld wordt. Zowel op fysiek als digitaal vlak. Onze Privacy- en Security Officer zien er, samen met onze Functionaris Gegevensbescherming, op toe dat wij al onze processen en werkzaamheden volledig conform de AVG uitvoeren. Dat informatiebeveiliging belangrijk is, wordt onder andere bevestigd door het ISO 27001 en NEN 7510 certificaat.
Wilt u graag ruimte vrijmaken op kantoor door het archief fysiek te archiveren? Neem vrijblijvend contact op met Archive-IT voor de mogelijkheden.
Werken kan overal en altijd, in tegenstelling tot vroeger is het niet per definitie meer verbonden aan een vaste plek...
Informatie is tegenwoordig overal en komt via verschillende kanalen binnen, waardoor een overkill aan informatie vaak het gevolg is. Men...
2015 is nog maar net begonnen. Veel goede voornemens zijn wellicht alweer aan de kant geschoven en de normale structuur...
