Stichting Meedoen in Rotterdam biedt sinds 2000 materiële en immateriële steun aan schoolgaande kinderen van 4 tot 18 jaar uit Rotterdamse gezinnen met minimale financiele middelen. Meedoen in Rotterdam richt zich op het voorkomen van sociale uitsluiting van deze kinderen door hen mee te laten doen aan binnen- en buitenschoolse activiteiten.

Stichting Meedoen in Rotterdam is al sinds 2017 een tevreden klant van de diensten en software van Archive-IT. Caroline van Laar, coördinator bij Stichting Meedoen in Rotterdam, vertelt over haar ervaringen met betrekking tot de samenwerking met Archive-IT.

Hoe bent u bij Archive-IT terecht gekomen?

“Wij maakten in die tijd nog gebruik van fysieke hangmappen die we in archiefkasten archiveerden. Echter zijn we als organisatie zo flink gegroeid over de jaren heen, dat er op een gegeven moment ruim 4000 hangmappen hingen. We zagen door de bomen het bos niet meer en de ruimte werd steeds beperkter. Daarmee werd ook het zoeken tussen die berg dossiers steeds moeilijker. Er moest zo snel mogelijk een oplossing komen. Na me verdiept te hebben in mogelijke oplossingen, kwamen wij uit bij Archive-IT. Toen Archive-IT tijdens een afspraak de mogelijkheden toelichtte en een demo gaf van het systeem, waren wij direct verkocht.”

Digitaliseren van dossiers

Archive-IT heeft twee jaargangen aan klantendossiers gedigitaliseerd voor Stichting Meedoen in Rotterdam. Daarnaast hebben zij gekozen om de gedigitaliseerde dossiers in de Virtual Archive te importeren. Een systeem waar ze nog dagelijks in werken om documenten te raadplegen, maar ook om nieuwe informatie toe te voegen. Stichting Meedoen in Rotterdam heeft hiermee veel ruimte vrij gekregen. Caroline: “We hebben hier niet alleen ruimte mee bespaard, maar ook zeker tijd. Als we iets zoeken, kunnen we het heel snel en eenvoudig vinden. Dat is een verademing.”

Hoe ervaart u de Virtual Archive?

“De Virtual Archive is heel gebruiksvriendelijk. Aan het begin waren wij nogal huiverig over de keuze om volledig digitaal te gaan. Vooral omdat wij gewend zijn aan het ouderwets archiveren. Maar het heeft heel goed uitgepakt en tot op heden loopt het allemaal soepel en zonder problemen. Het mooie vind ik ook dat de Virtual Archive nog steeds verder ontwikkelt en geoptimaliseerd wordt. Een hele waardevolle functionaliteit vinden wij bijvoorbeeld de Virtual Printer Driver. Hiermee kun je digitaal een document ‘printen’; waardoor het direct in het juiste dossier terecht komt.”  

Klantvriendelijk en professioneel

Caroline sluit af met: “Ik kan het iedere organisatie aanbevelen om met de Virtual Archive te werken als het gaat om het beheren van (digitale) dossiers. Niet alleen het systeem is aan te bevelen, maar ook Archive-IT als organisatie. Als ik hulp nodig heb, kan ik altijd bellen en word ik vriendelijk geholpen. Ook het meedenken met ons vind ik super! Professionaliteit en klantvriendelijkheid zijn bij Archive-IT aan de orde van de dag.”

Meer referenties
Stichting Meedoen in Rotterdam | Archive-IT

Laatste referenties:

Inschrijven voor nieuwsbrief