Succesvol informatiemanagement in de zorg

Zorgorganisaties ontwikkelen zich de laatste jaren steeds meer tot vraag gestuurde organisaties als gevolg van de opgelegde marktwerking, veranderende regelgeving en toenemende zorgvraag. De verwachte resultaten en verantwoordelijkheden vragen om een andere wijze om organisatiedoelstellingen en informatiemanagement af te stemmen. Is digitalisering een oplossing voor succesvol informatiemanagement?

Innovatieve oplossingen voor een continue toegankelijkheidOrganisaties ontkomen er niet meer aan om informatie op een innovatieve en efficiënte wijze in te zetten. Waar voorheen via allerlei manieren papieren informatie werd verwerkt, is door de toenemende populariteit van digitalisering – een onlosmakelijk gevolg van de technologische en maatschappelijke vooruitgang – de digitale werkomgeving niet meer weg te denken.

Informatiemanagement verandert in hoog tempoInformatiestromen worden digitaal toegankelijk gemaakt voor geautoriseerde gebruikers: anywhere en anytime. Anno 2014 is er behoefte aan verandering en vernieuwing die traditionele oplossingen in hoog tempo vervangt, ook in tijden van bezuinigingen. Dit brengt investeringen met zich mee. Het is daarom voor elke zorgorganisatie noodzakelijk om efficiënte keuzes te maken op het gebied van digitaal informatie- en dossierbeheer. Nu en in de toekomst.

Archivering blijft een onderdeel van informatiemanagementDigitalisering betekent niet dat bedrijven per direct van hun fysieke dossiers af zijn. In veel gevallen hebben zij te maken met een wettelijk vastgestelde bewaarplicht. Afhankelijk van de bedrijfsaard kan dit zelfs oplopen tot 150 jaar. Het opslaan van gegevens in de organisatie zelf is echter niet altijd de beste oplossing. Dat heeft niet alleen vaak te maken met een fysiek beperkte ruimte; ook moet er aan allerlei eisen, zoals (brand)veiligheid worden voldaan. Denk ook aan de beperkte toegankelijkheid, waardoor informatie niet gelijktijdig door meerdere mensen kan worden gebruikt. Bovendien is een fysiek archief vatbaar voor foutief archiveren en raakt informatie sneller verloren. Om nog maar te zwijgen over de kosten die met een fysiek archief gepaard gaan.

Terugvinden van informatieDe primaire kwaliteitseisen voor archieven zijn duurzaam, integer en toegankelijk. Als bron van zorginformatie zijn archieven niet alleen vandaag, maar ook, gezien de wettelijke bewaarplicht, ver in de toekomst nog relevant. Gewenste informatie moet altijd gevonden kunnen worden en de inhoud moet betrouwbaar zijn. Het is voor een zorgorganisatie noodzakelijk om efficiënte keuzes te maken op het gebied van informatiebeheer. Informatie die voor het hele bedrijf beschikbaar moet zijn, moet efficiënt, effectief en het liefst centraal gearchiveerd worden. Een goed archief is daarom up-to-date en (mobiel) toegankelijk. Het is daarom verstandig om een onderscheid te maken tussen actuele informatie en minder belangrijke informatie en aan de hand hiervan te beslissen wat wel en wat geen voorrang behoeft bij de overstap van papier naar digitaal.

Hulp bij de overstap naar een digitale werkomgevingDigitaal archiveren is daarmee voor alle zorgorganisaties, klein of groot, rendabel en productie verhogend. Wie wil overstappen van een papiergestuurde organisatie naar een digitale werkomgeving, kan het beste een aantal zaken vooraf in acht nemen.

Bekijk dit nooit als louter een technische operatie. Het menselijk aspect is minstens zo belangrijk.Maak een analyse van de informatiestromen en schrijf dit uit in een structuur voor een duidelijk overzicht.Ga grondig na wat gefaseerd gedigitaliseerd kan worden zonder al te zware ingrepen het werkproces.Breng de sociale impact op de medewerkers in kaart. Zij moeten kunnen omgaan met de nieuwe gedigitaliseerde omgeving. Creëer de juiste comfortzones voor de medewerkers en informeer hen op gezette tijden over het verloop van het proces.Presenteer aan de verschillende doelgroepen binnen uw bedrijf het persoonlijk nut, noodzaak en de voordelen van digitalisering en beantwoord uitgebreid vragen.Neem de tijd om ook de non-believers te overtuigen.Verkijk u niet op de complexiteit en probeer – al dan niet met behulp van de organisatie die u voor de digitalisering in de arm neemt – deze goed in te schatten.Onderschat nooit de cultuurverandering die digitalisering met zich meebrengt.Breng een eventuele, mogelijke toename van facilitaire zaken vooraf in kaart.Ga verder dan het alleen in kaart brengen van de informatiebehoefte.Kruip in de huid van de medewerkers, aandeelhouders, leveranciers, klanten en overheden en bedenk wat zij interessant vinden.Denk verder dan alleen financiële cijfers, maar juist in oplossingen.Geef uw managers een handleiding waarin staat wat de stappen zijn die kunnen worden ondernomen om het draagvlak bij zijn medewerkers te vergroten. Bied eventueel een hulptelefoonlijn voor vragen.Gebruik een tussenevaluatie.Organiseer een basistraining voor de gebruikers.

Meer nieuws

Inschrijven voor nieuwsbrief