Werkwijze Individuele opslag

Bij deze vorm van archiveren worden alle dossiers individueel geregistreerd en gearchiveerd in ons beveiligde archief. Dossiers kunt u eenvoudig aanvragen via onze Virtual Archive software en deze worden vervolgens via Scanning on Demand digitaal of fysiek aan u terug geleverd.

Kenmerken

Veiligheid

  • Toegangscontrole d.m.v. badge
  • Camerabeveiliging
  • Inbraakpreventiebeveiliging
  • Protocol van ontvangst

Omgeving

  • Luchtvochtigheid tussen 20 en 70%
  • Temperatuur gemiddeld 20 °C
  • Directe doormelding brandweer

Digitaliseren

  • Scanning on Demand
  • Digitaal beschikbaar binnen 1,5 uur
  • Archief te beheren via Virtual Archive
  • Registratie op dossierniveau
  • 100% leveringsbetrouwbaarheid

Intake (registratie) van dossiers

Intake laag
Intake midden
Intake hoog
Produceren van barcode-etiketten met uniek Archive-IT nummer door Archive-IT



Plakken van de Archive-IT barcode-etiketten op de fysieke dossiers door Archive-IT


Plakken van de Archive-IT barcode-etiketten op de fysieke dossiers door de klant

Toekennen uniek Archive-IT nummer aan de metadata van de dossiers door Archive-IT


Toekennen uniek Archive-IT nummer aan de metadata van de dossiers door de klant

Opbergen van de fysieke dossiers in het archief door Archive-IT



Verifiëren van de aangeleverde dossiers door Archive-IT



Ter beschikking stellen van protocol van ontvangst door Archive-IT



De dossiers zijn door de klant voorzien van een barcode met eigen dossiernummer

De klant stelt een digitaal referentiebestand (dossiernummer gekoppeld aan registratievelden) *

Dossiers worden d.m.v. een barcodescanner door een medewerker van Archive-IT geregistreerd

Dossiers worden handmatig door een medewerker van Archive-IT geregistreerd **

Dossiers worden handmatig door de kant geregistreerd

* Indien een bepaald dossier niet bekend is gemaakt in het referentiebestand dan zal onze medewerker de intake handmatig uitvoeren tegen het tarief van ‘intake hoog’.

** Het tarief is gebaseerd op het handmatig invoeren van twee gegevensvelden per dossier. Voor elk extra in te voeren veld worden kosten in rekening gebracht. Deze extra kosten gelden alleen als wij deze velden handmatig dienen te vullen. Indien wij de gegevens vanuit een database kunnen converteren, waardoor wij alleen het eerste veld handmatig hoeven te vullen, dan betaalt u geen extra kosten. U heeft de beschikking om tot zes gegevensvelden per dossier te laten registreren.

Openingstijden 
Onze opvraag service is bereikbaar van maandag tot en met vrijdag van 8.15 uur tot 17.00 uur met uitzondering van nationaal erkende feestdagen. Indien u dossiers op fysieke wijze opvraagt, dan verzoeken wij u om dit voor 15.00 uur te doen, zodat wij deze dezelfde dag nog kunnen versturen.

Vernietigen of opheffen van dossiers

Voor het opheffen of vernietigen van dossiers wordt verwezen naar de werkwijze vernietigen en opheffen.