De nieuwe Archiefwet komt eraan! Wat nu?

In de Tweede kamer is het moderniseren van de Archiefwet uit 1995 al geruime tijd een belangrijk onderwerp. Het kabinet heeft het voorstel van de nieuwe Archiefwet al in november 2021 ingediend bij het parlement. Waar we eerst nog rekening hielden met een mogelijke inwerkingtredingsdatum van 1 januari 2024 is die datum inmiddels verschoven naar 1 juli 2024. De beantwoording van de Kamervragen blijkt meer tijd te vergen dan eerder voorzien. De gemoderniseerde Archiefwet zal beter aansluiten bij de digitale ontwikkelingen van deze tijd. Lees hier meer over de veranderingen van deze Archiefwet.

Wat verandert er? 

• Overheidsorganisaties brengen informatie die bewaard moet worden naar het Nationaal Archief of naar een regionale of lokale archiefdienst. Momenteel gebeurt dit pas na 20 jaar. In de nieuwe Archiefwet gaat deze termijn terug naar 10 jaar. Hierdoor zijn overheidsdocumenten eerder beschikbaar voor experts en zijn ze eeuwig leesbaar en bruikbaar. Dit zorgt er ook voor dat er minder lang een ‘tijdelijke’ oplossing voor het archief nodig is in de tussenliggende periode.

• De overheidsdocumenten in archieven zijn over het algemeen openbaar voor publiek. Echter, bij belangrijke redenen, zoals privacy of staatsveiligheid, kan sommige informatie een bepaalde tijd of alleen onder voorwaarden worden ingezien. In de nieuwe Archiefwet moeten overheidsinstellingen veel duidelijker uitleggen wanneer ze openbaarheid willen beperken. Ook kan het publiek nu soms een bestand gedeeltelijk lezen als deze niet openbaar is. Stukken die niet openbaar zijn, zijn dan onleesbaar gemaakt. Dit sluit ook aan bij de Wet open overheid die in oktober 2021 is aangenomen en in mei 2022 in werking is getreden.

• Ook verplicht de nieuwe Archiefwet overheidsinstellingen om een archivaris aan te stellen. Eerder moest deze een speciale opleiding hebben afgerond. Dit hoeft volgens de nieuwe Archiefwet niet meer, deze persoon moet echter wel kennis van zaken hebben.

Archive-IT kan u helpen!

Het is van belang om onderscheid te maken tussen ‘te bewaren archief’ en ‘te vernietigen archief.’ De informatie die na 10 jaar naar het Nationaal Archief overgebracht dient te worden, moet ook in de tussenliggende periode veilig en conform de eisen van de Archiefwet opgeslagen te worden. Hiervoor is de geconditioneerde opslagruimte van Archive-IT een kostenbesparende oplossing. U hoeft zelf immers deze ruimte niet vrij te houden binnen uw organisatie én geen dure investeringen te doen om aan de Archiefwet te voldoen. Voor te vernietigen archief (zowel fysiek alsook digitaal), bijvoorbeeld informatie die niet voor toekomstige generaties bewaard moet worden, zijn er legio andere mogelijkheden.

Met ons archiveringssysteem AIR beheert u eenvoudig de bewaartermijnen van het hele archief conform wet- en regelgeving. Zo beheert u overzichtelijk zowel uw te vernietigen, alsook uw te bewaren archief. Dit overkoepelend systeem schept orde in een chaos van gegevens. AIR biedt alle functionaliteiten om dit gebruiksvriendelijk, toepasbaar en volledig conform compliance en governance vast te leggen. Met AIR benutten we de kracht van metadata om te classificeren, navigeren, zoeken én vinden. Ook kunnen fysieke dossiers die bewaard moeten worden, maar niet meer gebruikt worden, bij Archive-IT opgeslagen worden waardoor u meer ruimte vrijmaakt. U borgt op een efficiënte manier de veiligheid van uw documenten.

Benieuwd wat deze nieuwe Archiefwet voor uw organisatie betekent? Wij gaan graag met u in gesprek! Neem vrijblijvend contact op met een van onze adviseurs!