De gemiddelde psycholoog spreekt een aantal cliënten per dag. Hier komt uiteraard de nodige administratie bij kijken. Intakegesprekken, vragenlijsten, testen, behandelplannen, afspraken en ga zo maar door. De werkdag van een psycholoog en het traject van een cliënt doorloopt een aantal stappen. Die stappen worden gedocumenteerd… en waar belanden die documenten? Juist: in het archief.
Heeft u nog een fysiek archief?
We kunnen een aantal typen praktijken onderscheiden als we het puur over het ‘archief’ hebben. Type 1 werkt voornamelijk nog fysiek. De documentatie wordt wellicht digitaal aangelegd, maar wordt tevens uitgeprint en in het fysieke dossier verwerkt. Als er stukken bekeken en besproken worden, is het fysieke exemplaar leidend. Type 2 is sinds een bepaalde periode overgestapt naar het digitaal aanleggen en bewaren van de documenten in de dossiers. Hoewel de nieuwe informatie digitaal is, bestaat er nog altijd het fysieke archief uit de tijd voordat er digitaal gewerkt werd. Type 3 heeft de digitaliseringsslag al gemaakt; het archief is volledig gedigitaliseerd en alles is digitaal toegankelijk.
Onzeker en inefficiënt
Type 3? Dan herkent u zich totaal niet in de titel van dit artikel: ‘ruimtegebrek door enorme papierberg’. Laten we ons richten op type 1 en 2, waarbij in beide gevallen een archief aanwezig is en dit mogelijk overstroomt. Is het nog wel handig doorzoekbaar? Kunt u altijd het juiste dossier vinden binnen een mum van tijd? Neemt u wel eens een dossier mee naar huis en maakt u zich hierbij zorgen over de veiligheid van gegevens? Bevat het dossier écht alle informatie over de betreffende cliënt? Dit is slechts een greep uit de vragen die u als psycholoog, of als ondersteunend medewerker, kunt hebben als u nog met een fysiek archief werkt.
De belemmering die papier heet
Anno 2017 kan het anders. Heeft u zich wel eens voorgesteld wat u met die waardevolle ruimte kunt doen als het archief leeg gemaakt wordt? Papier in een organisatie werkt belemmerend; zeker als het om grote hoeveelheden gaat. Om over de veiligheidsrisico’s nog maar te zwijgen. Dit kan anders. Of eigenlijk: dit moet anders!
Reken af met ruimtegebrek!
Als het gaat om cliënten die zich in een behandeltraject bevinden, heeft u het dossier veelvuldig nodig. Die hoeveelheid dossiers laat u digitaliseren en eventueel rechtstreeks in uw digitale systeem onder de juiste cliënt importeren. Als een behandeltraject gesloten is, bewaart u het dossier gedurende een bepaalde periode. Misschien zolang de wettelijke bewaartermijn u verplicht stelt, maar misschien nog langer. In de praktijk heeft u deze dossiers niet of nauwelijks meer nodig. Schakel hiervoor extern archiefbeheer in en breng de dossiers onder in een zwaarbeveiligde omgeving. Indien een dossier nodig is, laat u deze met Scanning on Demand digitaal terug leveren.
Het resultaat?
- Er ontstaat kostbare ruimte in uw organisatie;
- Strikte bescherming van privacygevoelige gegevens;
- Efficiënt werken;
- Geen onnodige zoektijd;
- U bent niet meer kantoor- of locatieafhankelijk;
- U kunt informatie eenvoudig delen met geautoriseerde collega’s.
Meer weten? Onze adviseurs vertellen u hier graag vrijblijvend meer over!
