Een contract printen, tekenen, scannen en weer terugmailen. In veel organisaties gaat het nog steeds zo. Digitaal ondertekenen is sneller, maar roept ook vragen op. Wat is een elektronische handtekening precies? Welke soorten zijn er? En is zo'n handtekening net zo geldig als een handtekening op papier? In deze blog leest u hoe het zit en hoe u bepaalt welke handtekening bij uw documenten past.
Wat is een elektronische handtekening?
Een elektronische handtekening is een handtekening in digitale vorm. De wet omschrijft het begrip breed. Het gaat om elektronische gegevens die aan een document zijn gekoppeld en die de ondertekenaar gebruikt om te tekenen. Dat kan een getypte naam zijn, een aangevinkt vakje of een handtekening op een tablet.
Een goede elektronische handtekening legt meer vast dan alleen een naam: wie tekende, wanneer, en of het document daarna nog is aangepast. Een gescande handtekening die u als afbeelding in een pdf plakt, doet dat niet. Hoeveel zekerheid een elektronische handtekening biedt, verschilt dus per methode.
eIDAS: drie niveaus van elektronisch handtekeningen ondertekenen
Daarom onderscheidt de Europese Unie drie niveaus. Die staan in de eIDAS-verordening (EU 910/2014), die in alle EU-lidstaten geldt. Hoe hoger het niveau, hoe zekerder vaststaat wie er tekende:
- Eenvoudige elektronische handtekening (SES): de basisvorm, zoals een getypte naam of een klik op 'akkoord'. Snel en laagdrempelig, maar met de minste zekerheid over wie er tekende.
- Geavanceerde elektronische handtekening (AES): uniek gekoppeld aan de ondertekenaar en alleen door hem of haar te zetten. Wordt het document na ondertekening gewijzigd, dan is dat direct zichtbaar.
- Gekwalificeerde elektronische handtekening (QES): een geavanceerde handtekening met een gekwalificeerd certificaat van een erkende vertrouwensdienstverlener (QTSP). Juridisch gelijk aan een handgeschreven handtekening, in alle EU-lidstaten.
Wat is een QTSP?
Voor een gekwalificeerde handtekening is een QTSP nodig: een Qualified Trust Service Provider, of gekwalificeerde verlener van vertrouwensdiensten. Deze organisatie controleert de identiteit van de ondertekenaar en geeft het certificaat af dat aan de handtekening wordt gekoppeld. Een QTSP wordt periodiek onafhankelijk gecontroleerd en staat op de Europese vertrouwenslijst (EU Trusted List).
Is een elektronische handtekening rechtsgeldig?
Ja. Volgens eIDAS mag een rechter een handtekening niet afwijzen alleen omdat die elektronisch is gezet. In Nederland staat dit in artikel 3:15a van het Burgerlijk Wetboek. Een elektronische handtekening heeft dezelfde rechtsgevolgen als een handgeschreven handtekening, zolang de gebruikte methode betrouwbaar genoeg is. Hoe betrouwbaar dat moet zijn, hangt af van het doel en de situatie.
Het verschil zit in de bewijskracht. Bij een gekwalificeerde handtekening (QES) gaat de wet ervan uit dat de handtekening betrouwbaar is. Bij een eenvoudige of geavanceerde handtekening beoordeelt de rechter bij een geschil of de methode betrouwbaar genoeg was. Een volledige audit trail, met daarin wie wat wanneer heeft gedaan, maakt uw positie dan een stuk sterker.
Het niveau dat u kiest, bepaalt dus hoe sterk u staat als een handtekening ter discussie komt.
Welk niveau past bij uw documenten?
Niet elk document vraagt om een gekwalificeerde handtekening. Een handige vuistregel: hoe groter het risico bij een geschil, hoe hoger het niveau. Een mix van niveaus is in de praktijk vaak het meest efficiënt.
|
Niveau |
Wanneer geschikt? |
Voorbeelden |
|
SES |
Weinig juridisch risico, vooral intern |
Interne goedkeuringen, verlofaanvragen, inkooporders |
|
AES |
Afspraken met externe partijen, waarbij u wilt kunnen aantonen wie tekende |
Arbeidsovereenkomsten, leverancierscontracten, huurovereenkomsten |
|
QES |
Hoogste bewijskracht nodig, of als de wet of de wederpartij dit vraagt |
Documenten met grote financiële of juridische waarde, grensoverschrijdende contracten |
Rechtsgeldig ondertekenen met AgileSign
Met AgileSign kiest u per document het niveau dat u nodig heeft: eenvoudig, geavanceerd of gekwalificeerd. Voor gekwalificeerde handtekeningen werkt AgileSign samen met een QTSP. Het platform voldoet aan de eIDAS-verordening.
Daarnaast zorgt AgileSign voor de bewijskracht waar het bij rechtsgeldig ondertekenen om draait:
- Betrouwbare identificatie: ondertekenaars worden geverifieerd via een elektronische identiteitskaart of video-identificatie. Zo staat vast wie er tekende.
- Volledige audit trail: elke actie wordt vastgelegd, met identiteit, tijdstip en certificaatgegevens.
- Direct gearchiveerd: ondertekende documenten komen automatisch in uw eigen systeem of in het archief van AgileSign. Zo blijft het bewijs ook na jaren beschikbaar.
Ook klanten en leveranciers tekenen eenvoudig mee, zonder ingewikkeld portaal of aparte inlog. Printen, scannen en terugmailen is dan niet meer nodig.
Wilt u weten welk niveau van ondertekenen past bij uw documenten en processen? Neem gerust contact op voor een vrijblijvend adviesgesprek.