Vincio Wonen maakt zich al 100 jaar sterk voor wonen in Parkstad Limburg. Zij werken elke dag aan passend wonen in een prettige omgeving voor mensen die daarin zelf niet kunnen voorzien. Ruim 2.900 huishoudens in Heerlen, Hoensbroek en Brunssum zijn thuis bij Vincio. Daarnaast beheren ze winkels en garages. Tevreden huurders, jong en oud, alleenstaand of gezin; daar gaat Vincio Wonen voor!

Nieuwe Werken

Binnen Vincio Wonen was er de wens om het Nieuwe Werken te omarmen, zodat er plaats- en tijdsonafhankelijk gewerkt kan worden. Flexibiliteit was één van de argumenten om het transitietraject van papiergestuurd naar digitaal te starten. Roy Drissen, programmamanager en ICT adviseur bij Armana Cloud, begeleidt bedrijven bij ICT-transities. Vincio Wonen heeft Roy in de hand genomen om ook deze transitie op ICT vlak te mogen leiden. Vanuit Vincio Wonen is Mattie van de Kragt, Manager Bedrijfsvoering, nauw betrokken bij de ICT projecten en de vele veranderingen die hebben plaatsgevonden (én nog steeds plaatsvinden). Mattie: “De stand van ICT leek wel in 1990 te zijn blijven hangen. Tijd om daar verandering in te brengen! Er zijn snelle stappen gemaakt voor wat betreft de verschillende projecten die nodig waren om essentiële veranderingen te realiseren. Het digitaliseringsproject met Archive-IT is hier onderdeel van geweest. Het mooie is dat deze ICT-projecten heel goed volgens planning zijn verlopen. Dat heb ik in het verleden wel eens anders meegemaakt. Een goede voorbereiding is echt het halve werk.”

Digitaliseren van perceelsarchief

Vincio Wonen heeft ervoor gekozen om eerst het perceelsarchief te laten digitaliseren door Archive-IT. Roy vertelt: “In de jaren ’90 werd veel gebruik gemaakt van L-mappen, stickers, klappers en brievenbakjes. Bij Vincio kreeg ik een deja-vu, daar verliepen de processen nog steeds op deze manier. We hebben toen de keuze gemaakt om het grootste archief als eerste aan te pakken. Dit hebben we intern opgeschoond; alle documenten die er niet in thuis hoorden, zijn eruit gehaald. Daarna zijn de dossiers gedigitaliseerd door Archive-IT.”

De keuze voor Archive-IT is niet over één nacht ijs gegaan. Om tot een goede partner te komen, heeft Vincio een selectietraject met criteria opgesteld. Er is een bezoek gebracht aan Archive-IT in Reuver om met eigen ogen te zien hoe digitaliseren in zijn werk gaat. Daar kwamen volgens Mattie en Roy een aantal dingen sterk naar voren: de zorgvuldigheid, flexibiliteit, certificeringen en de voorzieningen in het gebouw. Roy geeft aan: “Archive-IT gaat een stuk verder dan alleen de bulkverwerking van dossiers, ze doen daadwerkelijk iets met de data. Dat was een reden om voor jullie te kiezen, om daadwerkelijk in discussie te treden hoe om te gaan met de digitale data. Ook was er direct een klik op menselijk vlak. Geen gladde verkooppraatjes, maar juist hands-on en op informeel zakelijk niveau.”

Toekomst

Hier houden de digitale ambities echter niet op. Vincio Wonen is momenteel bezig om een goede metadatering te realiseren voor de digtale informatie. Volledig conform de regels die onder andere de accountant, AVG en de Belastingdienst stellen. Mattie: “Alles wat wij doen, doen wij voor onze huurders. De kwaliteit van de dienstverlening valt of staat met de kwaliteit van de data. Dit is noodzakelijk om je dienstverlening zo goed mogelijk te laten aansluiten op de wensen van je huurder.”

Langdurige relatie

Vincio Wonen was op zoek naar een langdurige relatie, iets wat ze in Archive-IT zeker hebben gevonden. Mattie vertelt: “Archive-IT is gedurende het project een goede partner geworden. Daarvan verwacht je dat je elkaar oppakt als je valt of struikelt, gevraagd of ongevraagd advies geeft als iets beter kan, dat je samen wilt groeien en dat het één het ander versterkt. In de toekomst zullen we weer bij Archive-IT aankloppen voor het volgende project.”

Archive-IT bedankt Vincio Wonen voor het vertrouwen!

Meer referenties
Vincio Wonen | Archive-IT

Laatste referenties:

Inschrijven voor nieuwsbrief