Binnen bedrijven neemt digitaal archiefbeheer een belangrijke rol in. Maar hoe zorgen bedrijven ervoor dat hun archiveringsprocessen meegroeien met de stijgende hoeveelheid digitale documenten en dossiers? In deze blogpost bespreken we 10 voorwaarden waar u aan moet voldoen om uw digitale archief te blijven optimaliseren en te verbeteren, met het oog op groei en efficiëntie.
1. Inventariseren en classificeren
Het inventariseren en classificeren van digitaal archief is belangrijk voor het behoud, beheer en toegankelijkheid van digitale informatie. Ten eerste is een goede inventarisatie essentieel om te bepalen welke digitale documenten en dossiers in het archief aanwezig zijn. Dit omvat het identificeren van bestandstypen, metadata en de herkomst van de documenten.
Vervolgens is een zorgvuldige classificatie belangrijk om de informatie te structureren en te organiseren voor een efficiënt gebruik. Daarnaast is het noodzakelijk om rekening te houden met juridische aspecten, zoals privacywetgeving en de bewaartermijnen van verschillende documenten. Het succesvol inventariseren en classificeren verbeterd de vindbaarheid en naleving van archiveringstandaarden, wat van essentieel belang is voor het behoud van het digitaal archief en een effectieve informatiestructuur.
2. Retentiebeleid
Zoals eerder benoemd is het noodzakelijk om rekening te houden met juridische aspecten, zoals privacywetgeving en de bewaartermijnen van verschillende documenten en (persoonlijke) dossiers. Dit beleid, ook wel bekend als retentiebeleid, biedt structuur en richtlijnen voor het behouden en uiteindelijk vernietigen van digitale informatie op een zorgvuldige en wettelijk conforme manier. Door het naleven van dit beleid kunnen bedrijven niet alleen voldoen aan wettelijke vereisten, maar ook de privacy beschermen en de archieven efficiënt en overzichtelijk beheren.
3. Schaalbaarheid
Bij een groeiend digitaal archief is schaalbaarheid noodzakelijk, zodat er nooit meer te weinig opslagruimte is. Door bijvoorbeeld te werken met een cloud oplossingkan er snel en gemakkelijk extra capaciteit (verwerkingskracht, geheugen, opslagruimte) bijgeschakeld worden om aan de vraag te voldoen. Dit resulteert in meer flexibiliteit en efficiëntie, waardoor bedrijven snel kunnen uitbreiden om de toenemende hoeveelheid digitale informatie te verwerken.
Bovendien worden de documenten die niet meer dagelijks nodig zijn, gearchiveerd, waardoor de primaire systemen worden vrijgemaakt voor de actieve documenten. Door te investeren in schaalbare archiveringssystemen, kunnen bedrijven zich voorbereiden op toekomstige groei en technologische ontwikkelingen zonder dat ze volledige systeemvervangingen hoeven door te voeren.
4. Automatisering
Binnen een groeiend digitaal archief speelt automatisering een belangrijke rol. Automatisering maakt het mogelijk om bijvoorbeeld op nauwkeurige en efficiënte wijze verschillende bewaartermijnen te beheren voor diverse documenten en dossiers. Op deze manier zijn tussentijdse controlemomenten overbodig en wordt de naleving van wet- en regelgeving automatisch gewaarborgd. Daarnaast wordt het archiveringsproces vereenvoudigd door middel van geautomatiseerde categorisatie, waarbij archieven in de juiste mappen worden geplaatst op basis van de metadata. Dit vermindert niet alleen de kans op menselijke fouten, maar versnelt ook het archiveringsproces. Door automatisering verbeteren bedrijven de efficiëntie van hun archivering terwijl ze zich aanpassen aan de groeiende hoeveelheid digitale informatie.
5. Instellen van toegangsniveaus
Door het instellen van toegangsniveaus kunnen bedrijven de toegang tot archiefinformatie beheren en beveiligen. Toegangsniveaus hanteren betekent er voor zorgdragen, wie welke informatie mag bekijken, bewerken of verwijderen. Dit is van groot belang, vooral in situaties waar het gaat om vertrouwelijke of gevoelige informatie. Bedrijven kunnen verschillende toegangsrechten toewijzen op basis van functierollen en verantwoordelijkheden. Hierdoor wordt informatie beschermd tegen ongeoorloofde toegang en wordt de naleving van privacywetgeving en beveiligingsvoorschriften gewaarborgd. Het nauwkeurig afstemmen van toegangsrechten draagt bij aan de veiligheid en betrouwbaarheid van het digitale archief, wat essentieel is voor succesvol archiefbeheer.
6. Zoekfunctionaliteit optimaliseren
Naarmate de grootte van het archief toeneemt, wordt het steeds belangrijker om informatie snel en efficiënt terug te vinden. Door zoekfunctionaliteit te verbeteren, zoeken gebruikers nauwkeuriger en sneller naar specifieke documenten, bestanden of gegevens binnen het archief. Dit door het toepassen van metadata, trefwoorden en filters aan documenten en dossiers.
7. Versiebeheer
Versiebeheer biedt de mogelijkheid om altijd terug te keren naar de originele versie van het dossier of document, zelfs na talloze aanpassingen en updates. Dit waarborgt de betrouwbaarheid van digitale informatie. Elke aanpassing wordt zorgvuldig bijgehouden, waardoor gebruikers de volledige 'geschiedenis’ kunnen volgen. De mogelijkheid om terug te kijken naar de oorspronkelijke versie biedt niet alleen een gevoel van controle, maar versterkt ook de naleving met regelgeving en kwaliteitsnormen, en de mogelijkheid om eventuele fouten te corrigeren zonder verlies van cruciale gegevens.
8. Beveiliging
Beveiliging van uw data is de hoogste prioriteit. Het zijn maatregelen en processen om de betrouwbaarheid, veiligheid en beschikbaarheid van archiefinformatie te waarborgen. Dit omvat toegangscontrole, dat alleen geautoriseerd personeel toegang geeft tot archiefgegevens, en versleuteling, die gegevens beveiligt tijdens opslag en overdracht. Dit is erg belangrijk, vooral in een tijd waarin gegevensbeveiliging een prioriteit is geworden en bedrijven helaas steeds vaker in aanraking komen met cyberdreigingen.
9. Back-ups
Het regelmatig uitvoeren van back-ups is een zeer belangrijk onderdeel van een digitaal archiefbeheer. Dit betekent het kopiëren van alle digitale archiefgegevens naar een aparte opslagruimte om ervoor te zorgen dat bij technische storingen of menselijke fouten, de archiefinformatie veilig hersteld kan worden. Maar let op! Houd de bewaartermijnen van de kopieën op een back-up ook in de gaten.
10. Kennis van medewerkers
Uiteindelijk is het belangrijk dat alle medewerkers van een bedrijf de nodige kennis hebben om effectief met het digitale archief te werken. Tip! U kunt als bedrijf overwegen om interne trainingen te geven of een handboek te ontwikkelen. Op die manier blijft het digitale archief overzichtelijk en gestructureerd, waardoor waardevolle informatie voor iedereen toegankelijk is, zolang ze de juiste toegangsrechten hebben.
Zoals u heeft kunnen lezen vormt een goed beheerd digitaal archief de basis voor een alsmaar groeiend aantal archiefbestanden. Wilt u meer weten over onze dienstverlening rondom ‘digitaal archiveren’, of over onze eigen ontwikkelde softwareoplossingen, waaronder Virtual Archive, AIR en de Viewer? Neem dan gerust contact met ons op. Ons team staat klaar om uw vragen te beantwoorden en u te ondersteunen.