Behind the scenes bij gemeenten: overvolle archieven!

Dat gemeenten steeds meer processen digitaliseren is evident. Aan de voorkant – voor burgers – is een digitale gemeente voor iedereen de normaalste zaak van de wereld. Afspraken maken, de DigiD-Code, het e-loket en noem het maar op. Hier komt geen papier meer aan te pas. Achter de schermen is het daarentegen een ander verhaal….

Behind the scenesDat gemeenten vanuit het verleden een behoorlijk archief hebben opgebouwd is niemand onbekend. Denk hierbij aan milieudossiers, bouwvergunningen, WMO-dossiers, begraafplaatsdossiers, sociale zaken en ga zo maar door. Allemaal relevante en belangrijke informatie die bewaard dient te blijven. Maar het papier heeft zich in de jaren flink opgestapeld en roept toch enkele vragen op: “Kan het nog wel snel teruggevonden worden?’”of “Staat het hier eigenlijk wel veilig genoeg?” Vaak wordt er besloten om digitaal te gaan en stukje bij beetje de zaken te laten digitaliseren en te importeren in het zaaksysteem waarmee reeds gewerkt wordt. Lees hier hoe Gemeente Alkmaar dit aanpakt!

Bevordering productiviteitDie digitalisering is iets wat Archive-IT – vanzelfsprekend – alleen maar toejuicht. De informatie moet toegankelijk zijn voor geautoriseerde gebruikers, waar en wanneer dan ook. Dat komt ten goede van efficiëntie, veiligheid en productiviteit. Toch kan digitalisering van die hele papierberg bij gemeentelijke archieven een behoorlijke investering zijn. En in de praktijk blijkt dat die informatie niet allemaal dagelijks nodig is, maar vooral bewaard dient te blijven voor naslagwerk, of voor het geval het in de toekomst mogelijk ooit nodig is.

Toch wel zonde om alles te laten digitaliseren. Misschien heeft u de informatie niet of nauwelijks meer nodig? Echter zit u nog steeds met dat overvolle archief en de ambitie van de gemeente om papier te elimineren uit de bedrijfsprocessen.

De oplossingDe informatie die veelvuldig nodig is; ja die kan het beste gedigitaliseerd worden. De rest? Ons advies is deze extern op te slaan in de zwaarbeveiligde archiefdepots van Archive-IT. Wij nemen het archief van u over, onder de hoogst haalbare veiligheidsomstandigheden en meest gunstige condities voor het materiaal. Een dossier nodig? Heel makkelijk aan te vragen met Scanning on Demand. Binnen 1,5 uur staat het digitale dossier ter beschikking.

Geen collega meer die het archief in moet om iets te zoeken. Met de vraag of deze het überhaupt gevonden krijgt. Denk u: “Nee, we hebben al systemen genoeg. Voor onze gemeente niet alwéér een nieuw systeem”. Dat begrijpen we en daarom hebben we ervoor gezorgd dat de koppeling met uw ‘digitale archief’ binnen uw huidige systeem kan plaatsvinden.

Geen papier meer bij uw gemeente te bespeuren terwijl u alleen datgene digitaliseert wat u nodig heeft. Klinkt efficiënt nietwaar?

Meer blogs