Informatie is vaak verspreid over het gehele applicatielandschap van een waterschap. Gegevens over waterbeheer, vergunningen en infrastructuur staan in verschillende systemen, zoals het DMS, GIS-applicaties, monitoringstools en andere platforms. Daarnaast zijn er in diverse applicaties verschillende rollen, rechten en functieprofielen ingeregeld, die afzonderlijk moeten worden beheerd, bijgewerkt en opgeschoond. Dit maakt het beheer van informatie complex en tijdrovend. Gelukkig biedt E-Content 365 de uitkomst. Deze volledig cloudgebaseerde oplossing stelt u in staat om alle soorten gegevens op één veilige en overzichtelijke locatie op te slaan.
E-Content 365 voor waterschappen
E-Content 365
E-Content 365 is hét werk- en archiefsysteem (ECM/DMS) dat waterschappen helpt om documenten en data centraal en gestructureerd op te slaan binnen Microsoft 365. Dit volledig geïntegreerde systeem ondersteunt alle aspecten van documentbeheer, van opslag en classificatie tot beveiliging en toegankelijkheid. Dankzij geavanceerde technologieën zoals metadata en OCR (Optical Character Recognition) kunnen waterschappen documenten sneller vinden en doorzoeken. Daarnaast ondersteunt E-Content 365 een effectief retentiebeleid voor het beheren van bewaar- en vernietigingstermijnen, essentieel voor een transparante en verantwoorde informatiehuishouding. Met ingebouwde functies voor het anonimiseren van gevoelige gegevens helpt E-Content 365 waterschappen te voldoen aan de AVG-vereisten, zodat informatie veilig en conform wet- en regelgeving wordt beheerd.
Functionaliteiten
Een greep uit de functionaliteiten die E-Content 365 u te bieden heeft:
- Perfecte aansluiting op uw huidige processen en applicaties.
- Het document kan geraadpleegd worden door meerdere gebruikers.
- Het anonimiseren van gegevens.
- Het automatiseren van workflows.
- Krachtige zoekfunctionaliteiten.
- Functionaliteiten gebaseerd op AI.
- Universele koppelmogelijkheden.
Volledige Microsoft integratie
E-Content 365 integreert volledig met Microsoft 365, waardoor een efficiënte samenwerkingsomgeving wordt gecreëerd. Microsoft 365 is een verzameling clouddiensten en bevat vertrouwde applicaties als Word, Excel en PowerPoint, maar ook Teams en Outlook/Exchange. Door deze integratie kunnen documenten en gegevens eenvoudig worden beheerd zonder de noodzaak om tussen verschillende applicaties te schakelen. Het zorgt ervoor dat alle benodigde informatie en functies binnen één platform toegankelijk zijn, wat de workflow optimaliseert en de samenwerking vereenvoudigd. Bovendien beschikt u ook altijd over de nieuwste Microsoft-updates.
Ondersteuning aan wet- & regelgeving door WILMA
E-Content 365 is ontwikkeld voor waterschappen om te kunnen voldoen aan de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). E-Content 365 volgt de referentiestandaard WILMA, de Waterschaps Informatie en Logisch Model Architectuur. De WILMA is een geheel aan architectuurmodellen en –principes die relevant zijn voor alle waterschappen.
Uw voordelen
- Volledige Microsoft 365 intregratie.
- Inzicht in alle informatiestromen.
- Een verbetere dienstverlening.
- Optimale (geautomatiseerde) processen.
- Aanzienlijke kosten- en tijdbesparing.
- Voldoet aan de wet- en regelgeving.
- Benodigd document is eenvoudig te vinden via de uitgebreide zoekfuncties (OCR).