Een goed en betrouwbaar archief vormt de basis van elke overheidsinstantie. Toch blijkt in de praktijk dat veel instellingen te maken hebben met incomplete of slecht toegankelijke archieven. Informatie verdwijnt in oude systemen, metadata ontbreekt of dossiers zijn onvolledig. Voor archivarissen en informatiemanagers is dit een dagelijks herkenbaar probleem, maar de impact van een incompleet archief reikt verder dan frustratie over zoekwerk en inefficiëntie. In deze blog gaan we dieper in op de risico’s, oorzaken en mogelijke oplossingen.
Wat verstaan we onder een incompleet archief?
Een incompleet archief ontstaat wanneer niet alle relevante informatie over een proces, besluit of handeling toegankelijk en betrouwbaar is vastgelegd. Denk bijvoorbeeld aan:
- Ontbrekende documenten binnen een digitaal dossier.
- Onjuiste of ontbrekende metadata waardoor documenten niet te traceren zijn.
- Verlies van informatie bij systeemmigraties.
- Niet-gedocumenteerde communicatie via e-mail, chat of andere tools.
Een dergelijk archief voldoet niet aan de eisen van de Archiefwet
en maakt het lastig om te voldoen aan de Wet open overheid (Woo).
De gevolgen van een incompleet archief
Juridische risico’s
Een onvolledig archief kan ertoe leiden dat een overheidsinstantie niet voldoet aan wet- en regelgeving. Zonder volledig dossier is het lastig om te bewijzen dat besluiten zorgvuldig tot stand zijn gekomen. Dit vergroot de kans op juridische complicaties en ondermijnt de verantwoordingsplicht van de organisatie.
Verlies van transparantie en vertrouwen
De overheid wordt geacht open en controleerbaar te zijn. Wanneer informatie niet meer vindbaar is, lijkt het al snel alsof er iets wordt achtergehouden. Incomplete archieven tasten daardoor het maatschappelijke vertrouwen en de geloofwaardigheid van de overheid aan.
Operationele inefficiëntie
Een ander veelvoorkomend gevolg is tijdsverlies. Medewerkers besteden uren aan het zoeken naar de juiste informatie, omdat ze niet weten waar de documenten of dossiers zijn opgeslagen. Waardevolle tijd die ze ook aan hun kerntaken kunnen besteden.
De oorzaken van een incompleet archief
Een incompleet archief ontstaat zelden door een enkele oorzaak. Meestal is het het resultaat van een combinatie van verschillende factoren:
- Gebrekkige informatiecultuur: informatiebeheer wordt nog te vaak gezien als een administratieve bijzaak, in plaats van een strategisch onderdeel van de bedrijfsvoering.
- Onvoldoende kennis van wet- en regelgeving: niet iedere medewerker weet wat archiefplicht inhoudt of wanneer informatie duurzaam moet worden bewaard.
- Technische beperkingen: verouderde systemen of migraties tussen platforms kunnen leiden tot verlies van data of metadata.
- Gebrek aan eigenaarschap: onduidelijkheid over wie verantwoordelijk is voor de volledigheid en kwaliteit van het archief zorgt voor versnippering.
Hoe kan de overheid dit verbeteren?
1. Investeer in digitale duurzaamheid
Zorg dat informatiesystemen werken met open standaarden en duidelijke metadatastructuren. Gebruik duurzame bestandsformaten en zorg voor goede interoperabiliteit, zodat informatie ook op lange termijn toegankelijk en bruikbaar blijft.
2. Creëer bewustwording en eigenaarschap
Een compleet archief begint bij bewustwording. Medewerkers moeten weten waarom het vastleggen van informatie belangrijk is. Heldere richtlijnen, trainingen en voorbeeldgedrag van leidinggevenden helpen om archiefbeheer een vanzelfsprekend onderdeel van het dagelijkse werk te maken.
3. Versterk de samenwerking tussen afdelingen
Goede informatiehuishouding is een gezamenlijke verantwoordelijkheid van verschillende afdelingen. Het is daarom belangrijk om bijvoorbeeld archivarissen en informatiemanagers al in een vroeg stadium bij nieuwe applicaties of digitaliseringsprojecten te betrekken. Zo voorkom je dat archiefbeheer pas achteraf wordt ingericht.
4. Voer periodieke kwaliteitscontroles uit
Met regelmatige audits en metingen kan de kwaliteit van archieven actief worden bewaakt. Zo zorg je ervoor dat problemen niet pas bij een Woo-verzoek of archiefinspectie aan het ligt komen.
De weg naar een toekomstbestendig archief
Een incompleet archief is meer dan een technisch probleem; het vormt een risico voor transparantie, vertrouwen en continuïteit. Juist voor archivarissen en informatiemanagers ligt hier een cruciale taak: het waarborgen van volledigheid, toegankelijkheid en betrouwbaarheid van overheidsinformatie.
Door te investeren in digitale duurzaamheid, kennis en samenwerking kunnen overheidsorganisaties hun archieven toekomstbestendig maken. Alleen een compleet archief maakt het mogelijk om de belofte van openheid en verantwoording waar te maken.
Wilt u weten hoe uw organisatie de informatiehuishouding kan versterken of hoe u grip houdt op digitale duurzaamheid? Neem contact op met onze experts in informatiebeheer en archivering. Samen bouwen we aan een toekomst waarin overheidsinformatie duurzaam toegankelijk is voor iedereen.
