De hoeveelheid data binnen zorgorganisaties blijft jaarlijks groeien. Elektronische patiëntendossiers (EPD’s), medische beelden, onderzoeksdata en administratieve documenten nemen toe, terwijl wettelijke bewaartermijnen het verwijderen van gegevens beperken. Dit heeft directe gevolgen voor opslagkosten, systeemprestaties en beheercomplexiteit.
Het probleem is niet dat data groeit, maar dat het efficiënt en structureel beheerd moet worden. Met onderstaande tips houdt u grip op opslagkosten zonder concessies te doen aan toegankelijkheid, veiligheid of compliance.
1. Maak onderscheid tussen actieve en statische data
Binnen veel zorginstellingen staat historische data nog op primaire systemen, terwijl deze informatie zelden wordt geraadpleegd. Actieve data ondersteunt dagelijkse zorgprocessen en moet snel beschikbaar zijn. Statische data wordt vooral bewaard vanwege wet- en regelgeving en stelt dan ook andere eisen aan opslag en performance. Door dit onderscheid te maken, kunt u historische data verplaatsen naar goedkopere opslag, terwijl uw primaire systemen overzichtelijk en snel blijven.
2. Optimaliseer opslag voor systeemprestaties
Grote datasets kunnen primaire systemen vertragen, wat merkbaar is voor zorgprofessionals. Trage toegang tot dossiers kost tijd en frustratie. Zorg dat uw opslagstrategie niet alleen kosten beheert, maar ook snelheid, stabiliteit en gebruiksgemak garandeert.
3. Gebruik bewaartermijnen als sturingsinstrument
Wetgeving bepaalt hoelang zorgdata bewaard moet blijven, maar schrijft niet voor waar deze data opgeslagen moet worden. In de praktijk blijven veel dossiers ‘voor de zekerheid’ op dure primaire systemen staan. Door bewaartermijnen expliciet te koppelen aan een opslagstrategie, ontstaat ruimte om historische data anders te positioneren zonder concessies te doen aan compliance of toegankelijkheid.
4. Centraliseer multimedia-opslag
Voorkom dat beelden, geluid en documenten verspreid raken over EPD’s, PACS-systemen, en andere deelsystemen. Een centrale aanpak vermindert dubbele opslag en beheercomplexiteit, terwijl zorgprofessionals de informatie snel kunnen raadplegen.
5. Houd toegankelijkheid altijd centraal
Opslagkeuzes mogen nooit ten koste gaan van de dagelijkse zorgverlening. Zorgprofessionals moeten informatie snel, veilig en intuïtief kunnen raadplegen, ongeacht waar deze is opgeslagen. Integreer opslagoplossingen daarom naadloos met het EPD en andere kernsystemen.
6. Benader opslag als onderdeel van informatiebeheer
Opslag is geen op zichzelf staand IT-vraagstuk. Het raakt informatiebeheer, compliance, budgettering en zorgprocessen. Door opslag onderdeel te maken van een bredere informatiestrategie voorkomt u ad-hoc beslissingen en onverwachte kostenstijgingen op de lange termijn. Dit zorgt voor structurele grip op groeiende hoeveelheden data.
7. Denk vooruit en evalueer regelmatig
Ook als huidige systemen betrouwbaar lijken, groeien data en veranderen wetgeving en zorgprocessen continu. Voer periodiek evaluaties uit om toekomstige knelpunten en kostenontwikkelingen te identificeren en bij te sturen voordat problemen ontstaan.
Conclusie
De groei van zorgdata is onvermijdelijk, maar stijgende opslagkosten hoeven dat niet te zijn. Door bovenstaande tips toe te passen, onderscheid te maken tussen datatypes, bewaarplichten en opslaglocaties, en opslag onderdeel te maken van uw informatiebeheer, kunt u kosten beheersen zonder concessies te doen aan toegankelijkheid, veiligheid of compliance.
Wilt u weten hoe uw organisatie opslagkosten kan optimaliseren en grip kan krijgen op zorgdata? Neem contact op voor advies op maat.
