Fysiek archiveren

Klinkt mooi: alles digitaal. Maar als alles digitaal is, is het houden van overzicht essentieel. Die grote berg aan digitale data wordt alsmaar groter. Vaak zien organisaties door de bomen het bos niet meer. Digitaal werken valt of staat met het kunnen terugvinden van de juiste informatie; snel, eenvoudig en betrouwbaar. Daarom is het cruciaal om digitale informatie op een juiste manier te archiveren. Door alle informatie in één overkoepelend digitaal archiefsysteem te plaatsen wordt de informatie zichtbaar en duidelijk opgeslagen. Herkenbaar? De software van Archive-IT biedt de oplossing!

Informatie aanvragen

Waarom de digitale oplossing van Archive-IT?

  • Uitgebreide autorisatiestructuren mogelijk;

  • Informatie overal beschikbaar ongeacht locatie of tijd;

  • AVG-compliant;

  • Efficiëntie verhogend;

  • Volledig te optimaliseren voor uw gebruiksgemak.

Digitaal archiveren | Archive-IT

Samenwerkingen

Gedigitaliseerde documenten of documenten die al vanuit de bron digitaal zijn, moeten opgeslagen worden in de digitale equivalent van een dossierkast. De dossierkast die Archive-IT biedt staat bekend als “Assured Integration of Records”, oftewel AIR.

Waar AIR zich differentieert ten opzichte van bijvoorbeeld een document management systeem; is het feit dat AIR in staat is om ongestructureerde data te structureren door het gebruik van metadata. Want een digitaal archief is pas waardevol als u op een snelle, veilige manier kan zoeken én vinden. AIR is als het ware een digitale kluis, waar u al uw bestanden kunt veiligstellen. Of het nu om een Word-bestand gaat, een video, een PDF of een audiofragment; AIR archiveert! Door middel van slimme autorisatiestructuren, logging en een uitgebreid retentiebeleid is uw informatiehuishouding volledig in control. Daarnaast kunt u nog een stapje verder gaan. Alle data die wordt opgeslagen vertegenwoordigt een heleboel informatie. Door deze data slim en dynamisch te kunnen bundelen middels smart folders kunnen er andere inzichten verkregen worden vanuit de reeds aanwezige data. Zo wordt data verheven tot informatie.

Een ander uniek aspect van AIR is het retentiebeleid: Aan de documenten opgeslagen in AIR kan een bewaartermijn worden gekoppeld die van toepassing is op een betreffend document. Op het moment dat deze bewaartermijn is gekoppeld is het onmogelijk om het document te verwijderen, een perfect vangnet voor een eventuele menselijke fout. Daarnaast is het  mogelijk om middels eenvoudige workflows processen te automatiseren en bijvoorbeeld de procuratie rondom het verwijderen van documenten te structureren en te borgen.

  • Informatie uit verschillende bronnen samen laten komen in een database: zelfs audio/video/etc.;

  • Door juiste metadata toe te kennen aan documenten, worden zoektijden verbeterd;

  • Bewaartermijnen zijn makkelijk aan documenten toe te kennen en voorkomt menselijke fouten.

Laptop

Personaliseerbaarheid

Momenteel hebben systemen vaak een algemene lay-out die geschikt is voor een groot scala aan gebruikers. Doordat deze lay-outs zo algemeen mogelijk zijn gemaakt om zodoende zoveel mogelijk verschillende soorten klanten te bedienen mist hier vaak een stukje personalisatie en daarmee ook optimalisatie.

AIR is als Content Service Platform volledig te optimaliseren naar de behoeften van de gebruiker, hierdoor kan een bestuurslid snel bij notulen van een eerdere vergadering en kan de HR manager makkelijk bij de personeelsdossiers.

AIR is zó uitgebreid, dat het onmogelijk is alle functionaliteiten en gemakken te beschrijven. AIR moet u ervaren. Vraag daarom een gratis demo aan om zelf te ontdekken wat de mogelijkheden voor uw organisatie zijn.

Positionering AIR

Vergis u niet; AIR moet worden gezien als een Content Services Platform, waar content wordt gemanaged. Het feit dat het een platform is, betekent enerzijds dat het ‘open’ is en er gekoppeld kan worden met andere systemen, maar anderzijds ook functionaliteiten biedt om de dienstverlening rondom deze content te structureren. AIR wordt gebruikt voor het beheren van statische informatie (informatie die niet meer wijzigt), waardoor het complementair kan zijn aan een DMS of aan een omgeving waarin veel samengewerkt wordt aan documenten zoals Office365 (Teams, Skype etc.). Daarnaast is het platform uitermate geschikt om oude legacy systemen uit te faseren door de data naar AIR over te halen.

Referentie

Rijndam Revalidatie & Archive-IT maken beloftes waar!
Rijndan Revalidatie | Archive-IT

”Rijndam Revalidatie is met haar vele locaties het grootste revalidatiecentrum van Nederland. Om mee te kunnen bewegen met de behoefte van de patiënt, zo efficiënt en doelmatig te kunnen werken en zich vooral te kunnen concentreren op hun hoofdtaken: het verlenen van zorg, is er gekozen voor een gefaseerde overstap naar een digitaal dossier; het revalidatie EPD (R-EPD). Archive-IT spreekt met Rajen Bhattoe, Project Manager bij Rijndam Revalidatie, waarbij hij uitvoerig uitlegt hoe zij omgaan met de overstap naar een geïntegreerd R-EPD.”

Bel mij terug

Deze website is beveiligd door reCAPTCHA. Het Privacybeleid & de Servicevoorwaarden van Google worden toegepast.