Digitaal archiveren

Klinkt mooi: alles digitaal. Alleen wordt die grote berg aan digitale data alsmaar groter en groter. Vaak zien organisaties door de bomen het bos niet meer, waardoor het essentieel is om het overzicht te behouden. Digitaal werken valt of staat immers met het eenvoudig kunnen terugvinden van de juiste informatie op het juiste moment. Door alles in één overkoepelend digitaal archiefsysteem te plaatsen, wordt digitale informatie op de juiste manier gearchiveerd. AIR biedt de oplossing!

Informatie aanvragen

Waarom de digitale oplossing AIR?

  • AVG-compliant;

  • Efficiëntie verhogend;

  • Informatie overal en altijd beschikbaar;

  • Uitgebreide autorisatiestructuren mogelijk;

  • Volledig te optimaliseren voor uw eigen gebruiksgemak.

Digitaal archiveren | Archive-IT

Assured Integration of Records

Documenten die vanuit de bron al digitaal of gedigitaliseerd zijn, worden opgeslagen in het digitale equivalent van een dossierkast. De dossierkast die Archive-IT aanbiedt staat bekend als ‘Assured Integration of Records’, oftewel AIR.

AIR is in staat om ongestructureerde data te structureren door het gebruik van metadata. Een digitaal archief is pas waardevol als u op een snelle, veilige manier kan zoeken én vinden. AIR is als het ware een digitale kluis, waar u al uw bestanden kunt veiligstellen. Of het nu gaat om een video, een PDF, een Word-bestand of een audiofragment, in AIR kunnen al deze bestanden terecht! Door middel van slimme autorisatiestructuren, logging en een uitgebreid retentiebeleid is uw informatiehuishouding volledig in control. Daarnaast kunt u nóg een stapje verder gaan. Door alle opgeslagen data slim en dynamisch te bundelen door middel van smart folders, worden andere inzichten verkregen vanuit de reeds aanwezige data. Zo wordt data verheven tot waardevolle informatie.

Een uniek aspect van AIR is het retentiebeleid: aan de opslagen documenten binnen AIR wordt een bewaartermijn gekoppeld. Documenten met een bewaartermijn zijn onmogelijk om te verwijderen, een perfect vangnet voor eventuele menselijke fouten. Daarnaast is het mogelijk om door middel van eenvoudige workflows processen te automatiseren en bijvoorbeeld de procuratie rondom het verwijderen van documenten te structureren en borgen.

Voordelen AIR:

  • Informatie uit verschillende bronnen in één database;

  • Door juiste metadata toe te kennen aan documenten wordt de zoektijd gereduceerd;

  • Bewaartermijnen zijn makkelijk aan documenten toe te kennen en voorkomt menselijke fouten.

Laptop

Personaliseerbaar

Systemen hebben vaak een standaard lay-out en mist hier vaak een stukje personalisatie en daarmee ook optimalisatie. Het platform van AIR is daarentegen volledig aan te passen naar de behoeften van de gebruiker. Hierdoor kan een bestuurslid snel bij de notulen van een eerdere vergadering en kan de HR-manager makkelijk bij de personeelsdossiers.

Het platform van AIR is zó uitgebreid, dat het onmogelijk is alle functionaliteiten en gemakken te beschrijven. AIR moet u ervaren. Vraag een vrijblijvende demo aan om te ontdekken wat de mogelijkheden voor uw organisatie zijn.

Positionering AIR

AIR is een Content Services Platform, waar – de naam zegt het al – content wordt gemanaged. Het feit dat het een platform is, betekent enerzijds dat het ‘open’ is en gekoppeld kan worden met andere systemen en anderzijds biedt het functionaliteiten om de dienstverlening rondom deze content te structureren. AIR wordt ingezet om statische informatie te beheren, is complementair aan een DMS of Office 365. Daarnaast is het uitermate geschikt om oude legacy systemen uit te faseren door alle data te verzamelen in één systeem.

Referentie

Rijndam Revalidatie & Archive-IT maken beloftes waar!
Rijndan Revalidatie | Archive-IT

”Rijndam Revalidatie is met haar vele locaties het grootste revalidatiecentrum van Nederland. Om mee te kunnen bewegen met de behoefte van de patiënt, zo efficiënt en doelmatig te kunnen werken en zich vooral te kunnen concentreren op hun hoofdtaken. Dat zijn het verlenen van zorg, is er gekozen voor een gefaseerde overstap naar een digitaal dossier; het revalidatie EPD (R-EPD). Archive-IT spreekt met Rajen Bhattoe, Project Manager bij Rijndam Revalidatie, waarbij hij uitvoerig uitlegt hoe zij omgaan met de overstap naar een geïntegreerd R-EPD.”

Bel mij terug

Deze website is beveiligd door reCAPTCHA. Het Privacybeleid & de Servicevoorwaarden van Google worden toegepast.