Personeelsdossiers digitaliseren? Digitale HR-afdeling!

Digitalisering HRM

HRM-afdelingen verwerken dagelijks veel privacygevoelige- en persoonsgebonden gegevens. Tegenwoordig zijn digitale HR-systemen niet meer weg te denken uit het werkproces. Waar er nu veelal gegevens digitaal verwerkt worden, blijft de kast of het archief met papieren dossiers toch nog fysiek. Die papieren dossiers zitten boordevol belangrijke gegevens, denk aan: functioneringsgesprekken, arbeidsovereenkomsten, mailverkeer, mutatieformulieren en andere belangrijke documenten en naslagwerken. Allemaal informatie die bewaard dient te worden, niet alleen voor de bedrijfsvoering, maar ook voor de wetgeving. In de ideale situatie wordt het archief met papieren informatie geïntegreerd met het digitale systeem waarmee nu gewerkt wordt. Eén overzicht met alle informatie van iedere medewerker. Dat bereikt u door uw personeelsdossiers te digitaliseren.

Informatie aanvragen

Digitaliseren personeelsdossiers

Werkt u nog met papieren personeelsdossiers? Archive-IT heeft veel ervaring met het digitaliseren van personeelsdossiers. Denk aan het één-op-één inscannen, het herindelen van het dossier tot het volledig AVG-proof maken. Archive-IT gaat samen met u in gesprek om de mogelijkheden door te nemen als het gaat om documentsoorten, tabbladen en andere digitale wensen en eisen. De wensen en eisen die passen bij uw organisatie, het budget, maar ook bij de huidige wet- en regelgeving.

Meer informatie

Voordelen van een digitaal HR-dossier:

Transparantie richting uw medewerkers
Informatie is ook buiten de kantoormuren en -uren beschikbaar
Uitgebreide rechtenstructuren mogelijk
Integraties met diverse HR-systemen, zoals AFAS of Visma Raet
Eén overzicht met alle informatie van iedere medewerker

Opbouw personeelsdossier

Uit welke onderdelen is een dossier opgebouwd?

Persoonlijke gegevens: waaronder NAW gegevens, kopie identiteitsbewijs, kopie diploma's, CV etc.
Contracten: waaronder arbeidsovereenkomst, overzicht verlof, documentatie verstrekte eigendommen bedrijf etc.
Functioneren: waaronder functieprofiel, verslagen beoordelings-/functioneringsgesprekken, gevolgde cursussen etc.
Ziekteverzuim: waaronder ziekteverzuimfrequentie
Diversen/bijzonderheden: waaronder aantekeningen leidinggevende, correspondentie met/over medewerker etc.

Een personeelsdossier bevat verschillende documenten. Aan deze documenten zijn ook verschillende bewaartermijnen gekoppeld, dat maakt het retentiebeleid een stuk lastiger. De software van AIR maakt het mogelijk om het retentiebeleid zo in te stellen, dat deze volledig voldoet aan de AVG wetgeving.

Bewaartermijnen

Partners

Om u zo optimaal mogelijk te ondersteunen, werken wij samen met partners als AFAS of Visma Raet om de gedigitaliseerde dossiers toegankelijk te maken in het systeem waar u reeds mee werkt. Wij zorgen voor een rechtstreekse, veilige import in uw vertrouwde systeem, zonder dat u daar moeite voor hoeft te doen. Werkt u met een pakket waar Archive-IT geen samenwerking mee heeft? Geen probleem, wij zorgen er toch voor dat uw dossiers naadloos worden geïntegreerd!

Onze partners

Whitepaper digitaliseren personeelsdossiers

Wilt u meer weten over het digitaliseren van personeelsdossiers? Download dan onze whitepaper! Onderdelen die in deze whitepaper aan bod komen zijn onder andere: de reden om te digitaliseren, wetgeving van bewaartermijnen, het digitaliseringsproces, mogelijkheden om te digitaliseren en HRM applicaties.

Downloads

Referentie

“Tijdens het digitaliseringstraject heb ik vooral de proactieve houding van Archive-IT als erg prettig ervaren. Op het moment dat een reactie vanuit mijn kant wat langer uitbleef, kreeg ik gelijk een berichtje met de vraag of ik hulp nodig had. De medewerkers van Archive-IT zitten er echt bovenop om alles zo goed mogelijk en conform de afgesproken planning te laten verlopen.”

Petra Hasselo | HR manager,

Brabantia

“Ondertussen hebben wij ongeveer 725 dossiers gedigitaliseerd via Archive-IT en dat bevalt erg goed. Onze dossiers zijn nu eenvoudig toegankelijk voor de daartoe bevoegde personen. De dossiers zijn op een juiste manier gescand; precies volgens de afspraken die wij met Archive-IT hebben gemaakt. De integratie in Raet bevalt ons ook zeer goed; zo blijven we vanuit ons vertrouwde systeem werken en dat is erg prettig.“

Jeannette de Haan | Medewerker personeelszaken,

Natuurmonumenten

“Als je kijkt naar hoe Archive-IT dit proces heeft begeleid en opgepakt, zijn we erg tevreden. Het was prettig hoe zij de planning met ons deelden; we konden alles realtime volgen. Daarnaast zijn alle medewerkers erg klantgericht, van projectleiding, tot uitvoering, tot ICT. Als ik daar dan de snelheid die Archive-IT heeft bij optel, speelden ze perfect in op onze behoefte.”

Luc Mintjes | Stafmanager P&O,

Stichting Swalm & Roer

Klantcase

Kindante wilde graag dat alle gegevens van een medewerker op één centrale plek teruggevonden konden worden. Lees verder welke passende oplossing Archive-IT hiervoor heeft aangeboden.

Klantcase