In een wereld waarin digitalisering centraal staat, is het essentieel om informatie niet alleen veilig, maar ook duurzaam en toegankelijk te bewaren. Archive-IT biedt een modern en gecertificeerd e-Depot dat organisaties helpt bij het digitaal archiveren van waardevolle documenten en informatieobjecten – volledig in lijn met geldende wet- en regelgeving.
e-Depot
Wat is een e-Depot?
Een e-Depot (elektronisch depot) is een digitaal archiefsysteem dat speciaal is ontworpen voor de duurzame, integere en toegankelijke opslag van digitale informatie. Het waarborgt dat documenten authentiek, volledig en langdurig bewaard blijven - en op elk gewenst moment geraadpleegd kunnen worden – nu én in de toekomst.
Een betrouwbaar e-Depot
Archive-IT biedt een krachtige en flexibele e-Depot-oplossing die specifiek is afgestemd op de behoeften van overheidsorganisaties. Onze software stelt zowel kleine gemeenten als grote overheidsinstanties in staat om hun informatie op een betrouwbare, toekomstbestendige en compliant manier te beheren. Archive-IT ondersteunt onder andere bij:
- Digitale archivering volgens internationale normen zoals NEN-ISO 16175, ISO 14721 en ISO 16363.
- Voldoen aan bewaarplichten en het beheren van vernietigingstermijnen conform wettelijke eisen en de AVG.
- Waarborgen van de authenticiteit, integriteit en toegankelijkheid van digitale archieven.
- Efficiënt metadateren en classificeren van informatieobjecten.
- Naadloze integratie met bestaande DMS- en zaaksystemen.
Krachtige functionaliteiten
- Onze software is metadata gestuurd. Benodigde informatie kan dus gemakkelijk gezocht en gevonden worden.
- De mogelijkheid om informatie veilig te delen met collega's binnen uw overheidsinstelling, maar ook met andere overheidsinstellingen, waarbij duplicatie wordt voorkomen.
- Een uitgebreide autorisatiestructuur, zowel op basis van rollen als op basis van objecten.
- Een unieke gebruiksvriendelijke viewer voor al uw documenten.
- Een gepersonaliseerde weergave voor gebruikers, op basis van de metadata.
- Koppelingen met andere met andere applicaties mogelijk
- Zowel de digitale als fysieke dossiers zijn terug te vinden in één overzicht.
- Een uitgebreid en flexibel retentiebeleid, waarbij voor elk type document een bewaartermijn wordt gedefinieerd. Dit wordt bewaakt aan de hand van bewaarprofielen.
Digitale duurzaamheid volgens OAIS
Archive-IT zorgt ervoor dat uw digitale informatie vandaag én morgen beschikbaar blijft, ongeacht technologische veranderingen. U bewaart uw informatie volgens de OAIS-standaard. Door te kiezen voor een e-Depot voorkomt u dat waardevolle data verloren gaat of ontoegankelijk wordt – een essentieel onderdeel van uw informatiebeheerstrategie.
Archive-IT brengt fysiek en digitaal samen
Bestaat een deel van uw archief nog uit papieren dossiers, terwijl een ander deel al digitaal is opgeslagen? Archive-IT biedt de oplossing! Wij brengen de papieren en digitale wereld samen en zorgen ervoor dat u alle dossiers in één applicatie kunt raadplegen. Plaats uw papieren archief extern bij ons op locatie en maak waardevolle ruimte binnen uw organisatie vrij. Heeft u een dossier toch nodig? Door middel van scanning on-demand zorgen wij ervoor dat dit binnen no time beschikbaar heeft.
Onze klanten
