Substitutie scannen

(Semi)-overheidsinstellingen gaan steeds meer digitaal werken. Wanneer u volledig digitaal werkt, is het een logische volgende stap om ook volledig digitaal te gaan archiveren. Om afscheid te kunnen nemen van het papieren archief, biedt substitutie scannen de oplossing! 

Vervangen 

Substitutie is het recht om papieren, originele documenten te vervangen door digitale reproducties. Deze reproducties krijgen dan de status van archiefbescheiden in de zin van de Archiefwet. In de Archiefwet is bepaald dat een document alleen vervangen mag worden wanneer de reproductie de gegevens van het originele document op een juiste en volledige manier weergeeft. Archive-IT biedt substitutie scannen aan conform deze substitutienorm.

Voordelen van substitutie scannen

  • U hoeft uw archiefbescheiden niet meer in papieren vorm te bewaren. Dit bespaart ruimte, of wanneer uw archief extern opgeslagen staat, geld.
  • U voorkomt chaos, die wel bestaat wanneer de originele en niet-originele documenten door elkaar gebruikt worden. Dit zorgt er daarnaast voor dat de informatie betrouwbaarder is.
  • U werkt én archiveert volledig digitaal.

Handboek Vervanging

Voordat er daadwerkelijk kan worden begonnen met het scannen van de documenten, is het van belang dat u een Handboek Vervanging opstelt. Dit handboek onderbouwt het vervangingsbesluit en toont aan dat de zorgdrager zorgvuldig omgaat met zijn bevoegdheid tot vervanging. Om het handboek op te stellen moeten de volgende stappen doorlopen worden:

  1. Voorbereiding. Hierin wordt bepaald welke aspecten een rol spelen bij substitutie en of de vervanging verantwoord, doeltreffend en doelmatig is.

  2. Beeldkwaliteit. Het vaststellen van de benodigde beeldkwaliteit.

  3. Technische infrastructuur. Het inrichten van de technische infrastructuur.

  4. Procesinrichting. Het inrichten van het proces van reproductie van de te vervangen archiefbescheiden.

  5. Kwaliteitsprocedures. Het vaststellen van de procedures om de kwaliteit van het proces te waarborgen.

  6. Vervangingsbesluit. Formaliseren van het proces door het vervangingsbesluit te nemen en te publiceren.

  7. Uitvoering. Het uitvoeren van de daadwerkelijke vervanging.

  8. Beheer. Het beheren en onderhouden van het vervangingsproces.

Het proces

U bent als organisatie zelf verantwoordelijk voor het opstellen van het Handboek Vervanging. Archive-IT kan u hier uiteraard wel begeleiding bij bieden. Het scannen van uw documenten gebeurt volgens de door u opgestelde richtlijnen en conform wet- en regelgeving. Archive-IT heeft alle expertise, apparatuur en technologie in huis om te kunnen voldoen aan de door u opgestelde eisen. Nadat het scanproces is voltooid, is het aan uw organisatie om controleslagen uit te voeren. De processen van Archive-IT zijn zo ingericht dat we alle bewijslast en controlepunten kunnen aanleveren. Aan het einde van het proces kunt u aantonen dat u heeft voldaan aan de richtlijnen van uw Handboek Vervanging en kan Archive-IT de papieren archieven, indien gewenst, vertrouwelijk voor u vernietigen.

Bent u geïnteresseerd in substitutie scannen? Neem vrijblijvend contact op met een van onze gespecialiseerde medewerkers!

Neem contact met ons op