Steeds meer overheidsinstellingen stappen over op digitaal werken. Wanneer u volledig digitaal werkt, is het archiveren van documenten in digitale vorm een logische volgende stap. Substitutie scannen biedt de oplossing om afscheid te nemen van het papieren archief. Dit proces zorgt ervoor dat fysieke documenten worden vervangen door betrouwbare digitale kopieën, waardoor het archief efficiënter en toekomstbestendig wordt.
Substitutie
Vervang papieren documenten door digitale reproducties
Met substitutie kunt u papieren documenten vervangen door digitale kopieën die dezelfde juridische status verkrijgen als de originele archiefstukken. Volgens de Archiefwet moet een digitale versie nauwkeurig en volledig de gegevens van het originele document weergeven. Archive-IT biedt substitutie scannen aan dat voldoet aan de benodigde wettelijke normen, waardoor uw papieren archief op een betrouwbare en wettelijke manier digitaal opgeslagen kan worden.
De voordelen van substitutie scannen
- Minder fysieke opslagruimte: Door papieren documenten te digitaliseren, bespaart u ruimte.
- Verbeterde efficiëntie: Het beheren en doorzoeken van documenten wordt eenvoudiger en sneller.
- Betere toegankelijkheid: Digitale documenten zijn sneller te vinden en te delen.
- Naleving van de Archiefwet: Digitale reproducties krijgen dezelfde juridische status als originele documenten.
- Verhoogde veiligheid: Digitale back-ups verkleinen het risico op verlies of schade aan documenten.
Handboek Vervanging
Voordat u begint met het scannen van documenten, is het essentieel om een Handboek Vervanging op te stellen. Dit handboek onderbouwt het besluit om documenten te vervangen en toont aan dat u zorgvuldig omgaat met uw bevoegdheid. Het opstellen van dit handboek vereist dat u de volgende stappen doorloopt:
- Voorbereiding: Bepalen van de aspecten die bij substitutie een rol spelen en of vervanging verantwoord is.
- Beeldkwaliteit: Vaststellen van de vereiste beeldkwaliteit voor de digitale kopieën.
- Technische infrastructuur: Inrichten van de benodigde technische infrastructuur.
- Procesinrichting: Organiseren van het proces van documentreproductie.
- Kwaliteitsprocedures: Definiëren van procedures om de kwaliteit van de digitale documenten te waarborgen.
- Vervangingsbesluit: Formele vastlegging van het besluit om documenten te vervangen.
- Uitvoering: Het daadwerkelijk scannen en vervangen van de documenten.
- Beheer: Het beheren en onderhouden van het vervangingsproces.
Het substitutieproces
U bent zelf verantwoordelijk voor het opstellen van het Handboek Vervanging, maar Archive-IT biedt de nodige begeleiding en zorgt ervoor dat het scannen van documenten voldoet aan uw richtlijnen, evenals de geldende wet- en regelgeving. Na het scannen voert uw organisatie de controle uit, terwijl Archive-IT alle bewijslast en controlepunten kan aanleveren. Aan het einde van het proces kunt u aantonen dat u voldoet aan de richtlijnen, en Archive-IT kan, indien gewenst, de originele papieren documenten vertrouwelijk vernietigen.
Onze klanten
