Gemeenten en overheidsorganisaties moeten burgers snel, zorgvuldig en transparant helpen. In de praktijk is dat vaak lastig. Informatie is versnipperd over zaaksystemen, mailboxen, netwerkschijven en fysieke archieven. Daardoor verliezen medewerkers tijd met zoeken en werken teams niet altijd met dezelfde of de meest actuele informatie. Dit leidt tot vertraging, fouten en verlies van overzicht in de dagelijkse werkzaamheden. Tegelijkertijd worden eisen vanuit de Archiefwet, AVG en Woo steeds strenger. Informatie moet niet alleen beschikbaar zijn, maar ook aantoonbaar correct beheerd en direct opvraagbaar zijn voor verantwoording en Woo-verzoeken.
Archive-IT ondersteunt overheidsinstellingen om hun documentatie efficiënt te organiseren en bewaren, met oog voor de wet- en regelgeving en bewaartermijnen.
Overheid
Digitale archiveringsoplossingen
Dé ideale oplossing voor dossiers die veelvuldig geraadpleegd worden en op veel verschillende locaties nodig zijn. Archive-IT heeft veel ervaring met het digitaliseren van dossiers. Dit proces wordt conform wetgeving uitgevoerd en het digitale dossier voldoet aan alle eisen. Archive-IT kijkt samen met u naar de wensen en eisen die passen binnen uw organisatie, bij het budget, maar ook bij de huidige wet- en regelgeving.
Toekomstbestendig e-Depot
Met AIR biedt Archive-IT een toekomstbestendig e-Depot. Het digitaal archiefsysteem is speciaal ontworpen voor de duurzame, integere en toegankelijke opslag van digitale informatie binnen overheidsinstanties. Het waarborgt dat documenten authentiek, volledig en langdurig bewaard blijven - en op elk gewenst moment geraadpleegd kunnen worden – nu én in de toekomst.
Ruimte besparen door digitalisering
Naast het organiseren van bestaande documenten, speelt digitalisering een belangrijke rol in het optimaliseren van documentbeheer binnen de overheid. Steeds meer overheidsinstellingen zetten stappen in de digitale transformatie. Door fysieke documenten om te zetten naar digitale bestanden wordt niet alleen ruimte bespaard, maar wordt ook het beheer van belangrijke gegevens eenvoudiger en sneller. Dit helpt overheidsinstellingen om efficiënter met informatie om te gaan.
Het scannen van afwijkende formaten
Onze geavanceerde scanners verwerken niet alleen standaardformaten, maar ook grootformaat documenten zoals bouwtekeningen, milieuvergunningen, (land)kaarten, blauwdrukken en andere afwijkende formaten tot A0-formaat. Zo kunnen zelfs complexe en omvangrijke documenten effectief worden beheerd en veilig worden opgeslagen in een digitaal archief.
Uw archief extern opslaan
Het beheer van fysieke documenten in de publieke sector vereist betrouwbare en veilige opslagoplossingen. Overheidsinstellingen hebben te maken met verschillende risico’s zoals wateroverlast, brandgevaar en inbraak. Daarom is het belangrijk om een opslagoplossing te kiezen die niet alleen voldoet aan de wettelijke eisen, maar ook bescherming biedt tegen deze risico’s. Archive-IT biedt diverse archiveringsmogelijkheden. Ontdek deze hier!
Referentie
"De samenwerking met zowel Eljesa als Archive-IT verloopt heel goed. Eljesa loopt inmiddels als volwaardig collega rond bij de gemeente en we zijn zeer positief over het werk dat ze tot nu toe heeft geleverd."
Toos Wilms
| Archivaris,
Onze klanten
